Polityka prywatności

1. Cel i zakres

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak World Travel Club s.r.o. (Spółka, MenuAI, my, nas lub nasze) przetwarza dane osobowe w związku ze stronami internetowymi MenuAI, kontami firmowymi, usługami dla gości, programem partnerskim i komunikacją z nami. Dane osobowe to informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Przetwarzanie obejmuje zbieranie, wykorzystywanie, ujawnianie, przechowywanie i usuwanie takich informacji.

Niniejsza Polityka dotyczy odwiedzających, potencjalnych klientów, właścicieli firm i ich przedstawicieli, upoważnionych pracowników, partnerów oraz gości w zakresie, w jakim przetwarzamy ich dane osobowe. Informacje istotne dla Ciebie zależą od usługi i funkcji, z których korzystasz. Odwiedzenie publicznej strony nie oznacza, że zbieramy o Tobie wszystkie opisane poniżej kategorie danych.

Rozróżniamy własne przetwarzanie jako administrator od przetwarzania prowadzonego na polecenie lokalu. Informacja o prywatności lokalu dotyczy celów, które określa ten lokal. Niniejsza Polityka uzupełnia informacje przekazywane przy zbieraniu danych oraz wszelkie mające zastosowanie umowy powierzenia przetwarzania danych, a nie zastępuje ich. Nie jest umową zakupu żywności ani usług lokalu.

Zapoznanie się z niniejszą Polityką lub dalsze korzystanie z usługi nie stanowi zgody na wszelkie przetwarzanie. Gdy wymagana jest zgoda, należy uzyskać ją odrębnie dla odpowiedniego celu. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (UE) 2016/679 (RODO) i innymi mającymi zastosowanie wymogami ochrony danych.

2. Kim jesteśmy i jak się z nami skontaktować

Operatorem MenuAI jest World Travel Club s.r.o., numer identyfikacyjny spółki (IČO) 07214073, z siedzibą pod adresem Ostrčilovo náměstí 462/4, Nusle, 128 00 Praha 2, Czechy.

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki lub w celu skorzystania z praw związanych z ochroną danych napisz na team@menuai.pro lub na adres naszej siedziby, oznaczając korespondencję „MenuAI — Prywatność”. Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych. Powyższy adres e-mail służy do kontaktu w sprawach prywatności; nie oznacza wyznaczenia inspektora ochrony danych.

Jeżeli Twoje żądanie dotyczy konkretnego lokalu, w miarę możliwości wskaż ten lokal i daną interakcję. Nie przesyłaj wraz z żądaniem haseł, kodów zabezpieczających karty płatnicze ani zbędnych informacji wrażliwych.

3. Nasza rola i rola lokalu

Działamy jako administrator, gdy określamy cele i zasadnicze sposoby przetwarzania, między innymi w zakresie obsługi naszych relacji biznesowych, kont i subskrypcji MenuAI, odpowiadania na zapytania, zarządzania programem partnerskim, ochrony naszych usług i wypełniania obowiązków prawnych. Może to obejmować dane osobowe osoby reprezentującej spółkę, nawet gdy klientem jest sama spółka.

Lokal co do zasady jest administratorem danych osobowych wykorzystywanych do obsługi zamówień gości, rezerwacji, dostaw, wydarzeń, relacji z klientami i programów lojalnościowych. Gdy przetwarzamy te informacje wyłącznie w celu świadczenia usługi na rzecz lokalu zgodnie z jego udokumentowanymi poleceniami, działamy jako podmiot przetwarzający. Lokal musi ustalić podstawy prawne swojego przetwarzania, przekazać gościom własne informacje i wydawać nam zgodne z prawem polecenia.

Status gościa nie sprawia automatycznie, że każda czynność przetwarzania odbywa się w roli podmiotu przetwarzającego. Na przykład administrowanie kontem MenuAI i jego bezpieczeństwo mogą wiązać się z naszymi własnymi obowiązkami administratora, podczas gdy informacje związane z zamówieniem w lokalu nadal podlegają celom i poleceniom lokalu. Role należy oceniać według rzeczywistego celu, a nie jedynie rodzaju użytkownika.

Gdy działamy jako podmiot przetwarzający, nasza pomoc w obsłudze żądań, poufność, bezpieczeństwo, korzystanie z innych podmiotów przetwarzających oraz zwrot lub usunięcie danych podlegają właściwej umowie powierzenia przetwarzania danych i przepisom prawa. Niniejsza Polityka nie upoważnia nas do ponownego wykorzystywania informacji o gościach, których administratorem jest lokal, do niezwiązanych celów.

4. Skąd pochodzą dane osobowe

Otrzymujemy informacje bezpośrednio od Ciebie, gdy kontaktujesz się z nami, rejestrujesz się, logujesz, podajesz dane konta lub dane do rozliczeń, przesyłasz treści albo korzystasz z dostępnej funkcji. Otrzymujemy też informacje od lokalu lub firmy, która upoważnia Cię do dostępu, wprowadza Twoją rezerwację lub zamówienie albo zarządza daną relacją z klientem.

Informacje o połączeniu i interakcji mogą powstawać, gdy Twoja przeglądarka lub urządzenie uzyskuje dostęp do usługi. W zależności od funkcji informacje mogą również pochodzić z wybranej przez Ciebie usługi logowania, usługi płatniczej, polecenia partnera lub integracji autoryzowanej przez daną firmę. Takie źródła mogą dostarczać identyfikatory, dane kontaktowe lub informacje o transakcjach niezbędne do żądanej interakcji, a nie nieograniczony dostęp do pozostałych informacji o Tobie.

Gdy pozyskujemy dane pośrednio jako administrator, przekazujemy wymagane prawem informacje w odpowiednim terminie: zwykle nie później niż miesiąc po ich uzyskaniu, a wcześniej, jeżeli wymaga tego nasza pierwsza komunikacja z Tobą lub pierwsze ujawnienie danych. Wyjątki ustawowe mają zastosowanie tylko po spełnieniu ich warunków. Możesz się z nami skontaktować, aby zapytać, z jakiego źródła otrzymaliśmy Twoje dane.

5. Kategorie danych osobowych

W zależności od Twojej relacji z MenuAI i wykorzystywanych funkcji możemy przetwarzać poniższe kategorie danych. Nie wymagamy każdej kategorii od każdej osoby.

• Dane tożsamości, konta i dostępu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, identyfikatory konta, zdjęcie profilowe, preferowany język, informacje uwierzytelniające i weryfikacyjne, uprawnienia oraz status konta. Gdy pozwala na to odpowiednia funkcja dla gości, można również opcjonalnie podać datę urodzenia lub preferencję profilową.
• Informacje o firmie i subskrypcji: firma, którą reprezentujesz, Twoja rola, dane kontaktowe, historia subskrypcji i usług, komunikacja oraz informacje potrzebne do obsługi tej relacji.
• Dokumentacja rozliczeniowa i finansowa: imię i nazwisko lub nazwa oraz adres do rozliczeń, identyfikatory rejestrowe lub podatkowe, kraj, waluta, faktury, status płatności, identyfikatory transakcji, identyfikatory metod płatności oraz dane bankowe, jeżeli są istotne dla płatności, zwrotu lub wypłaty dla partnera. Dowody do celów podatkowych mogą obejmować informacje potwierdzające lokalizację klienta, gdy wymagają tego właściwe przepisy.
• Dane dotyczące interakcji gości z lokalem: wybory z menu, zamówienia, rezerwacje, dane dostawy, udział w wydarzeniach, instrukcje, preferencje, aktywność w programie lojalnościowym, opinie oraz komunikacja związana z usługą, stosownie do wykorzystywanej funkcji i poleceń lokalu.
• Dane zapytań i pomocy: treść wiadomości i załączników, imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu lub informacje o firmie, które zdecydujesz się podać, wraz z korespondencją niezbędną do obsługi Twojej sprawy.
• Dane partnerów i przypisywania poleceń: identyfikatory partnerów i poleceń, informacje o źródle polecenia i stronie docelowej, kwalifikujące się polecenia, ewidencja prowizji i wypłat oraz informacje wykorzystywane do oceny spornych lub stanowiących nadużycie poleceń.
• Dane urządzenia, połączenia i aktywności: adres IP lub pochodny identyfikator, informacje o przeglądarce i urządzeniu, język, znaczniki czasu, odwiedzone strony lub używane funkcje, informacje o sesji, informacje o źródle odesłania, błędy i zdarzenia bezpieczeństwa. Nie każda interakcja musi być rejestrowana.
• Przechowywanie w przeglądarce i preferencje komunikacji: identyfikatory i ustawienia zapisywane za pomocą plików cookie lub podobnych technologii, zapisy zgód lub sprzeciwów, gdy mają zastosowanie, oraz wybory dotyczące marketingu lub powiadomień.

6. Cele i podstawy prawne

Podstawę prawną ustala się dla każdego celu i roli. Nasza umowa z firmą nie sprawia automatycznie, że przetwarzanie dotyczące każdego pracownika lub gościa jest niezbędne do wykonania umowy z tą osobą. Gdy działamy jako podmiot przetwarzający, lokal określa podstawy prawne, a my przetwarzamy dane na podstawie jego zgodnych z prawem poleceń. W odniesieniu do naszych działań jako administratora zastosowanie mają odpowiednio poniższe podstawy.

• Odpowiadanie na zapytania i prośby o prezentację: podejmowanie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), gdy to Ty jako osoba fizyczna miałbyś być stroną umowy; w pozostałych przypadkach nasz prawnie uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f), polegający na odpowiadaniu na istotne zapytania biznesowe i komunikowaniu się z przedstawicielem firmy.
• Udostępnianie kont i obsługa subskrypcji: art. 6 ust. 1 lit. b), gdy przetwarzanie jest obiektywnie niezbędne do wykonania naszej umowy z Tobą, lub art. 6 ust. 1 lit. f) w zakresie niezbędnej obsługi dostępu i relacji biznesowych z udziałem upoważnionych przedstawicieli. Interesy te polegają na świadczeniu żądanej usługi, utrzymywaniu prawidłowych informacji o kontach i komunikowaniu się z odpowiednimi osobami.
• Rozliczenia, księgowość i zgodność z przepisami: art. 6 ust. 1 lit. c) w odniesieniu do właściwych obowiązków podatkowych, księgowych i innych obowiązków prawnych; art. 6 ust. 1 lit. b) w zakresie niezbędnej umownej obsługi płatności; oraz art. 6 ust. 1 lit. f) w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, gdy ma zastosowanie.
• Bezpieczeństwo, niezawodność usługi i zapobieganie nadużyciom: art. 6 ust. 1 lit. f), w celu ochrony kont, użytkowników i usług, badania błędów, zapobiegania oszustwom i nieuprawnionemu dostępowi oraz utrzymywania niezawodnego działania. Art. 6 ust. 1 lit. c) ma zastosowanie, gdy określone działanie jest wymagane prawem. Cel bezpieczeństwa nie uzasadnia nieograniczonego zbierania informacji.
• Obsługa programu partnerskiego: art. 6 ust. 1 lit. b) w odniesieniu do umowy z partnerem będącym osobą fizyczną lub art. 6 ust. 1 lit. f) w zakresie niezbędnej obsługi z udziałem przedstawicieli partnera, sporów dotyczących przypisania poleceń i zapobiegania oszustwom. Podstawy te nie znoszą odrębnych wymogów zgody na przechowywanie w przeglądarce, które nie jest niezbędne.
• Opcjonalny marketing i śledzenie, które nie jest niezbędne: art. 6 ust. 1 lit. a), gdy wymagana jest zgoda. Gdy właściwe prawo dopuszcza konkretny komunikat marketingu bezpośredniego bez uprzedniej zgody, odpowiedni prawnie uzasadniony interes polega na przekazywaniu adekwatnych ofert biznesowych, z zachowaniem właściwych warunków i Twojego prawa do sprzeciwu. Akceptacja warunków konta nie jest zgodą na marketing.
• Indywidualne żądania dotyczące prywatności i sprawy regulacyjne: art. 6 ust. 1 lit. c) w celu wypełnienia obowiązków ochrony danych oraz art. 6 ust. 1 lit. f), gdy jest to niezbędne do udokumentowania, ustalenia lub obrony naszej sytuacji prawnej. Informacje pozyskiwane do weryfikacji tożsamości ograniczamy do tego, co jest racjonalnie niezbędne dla danego żądania.

Gdy opieramy się na prawnie uzasadnionych interesach, musimy ocenić niezbędność i wyważyć odpowiednie interesy względem Twoich praw i uzasadnionych oczekiwań. Możesz poprosić o więcej informacji o tej ocenie i wnieść sprzeciw zgodnie z poniższym opisem. Ogólne stwierdzenie w niniejszej Polityce nie zastępuje takiej oceny.

Dane osobowe gości, których administratorem jest lokal, są wykorzystywane wyłącznie do obsługi danego lokalu i gościa. Nie wykorzystujemy ich w innym celu do rozwijania lub ulepszania usług dla niezwiązanych lokali. Nowy cel wymagałby własnej oceny zgodności z prawem i przekazania informacji przed rozpoczęciem przetwarzania; niniejsza Polityka nie stanowi uprzedniego zezwolenia na nieokreślony przyszły cel.

7. Zamówienia gości, usługi lokalu i programy lojalnościowe

Sprzedawcą żywności, towarów i usług lokalu oferowanych gościowi jest lokal lub właściciel firmy. Płatności gości są realizowane w ramach rozwiązań płatniczych danego lokalu i trafiają na rachunki właściciela. MenuAI nie otrzymuje wpływów z tej sprzedaży; MenuAI otrzymuje płatności za własne subskrypcje platformy.

Takie rozdzielenie przepływów pieniężnych nie oznacza braku przetwarzania danych osobowych. Szczegóły zamówienia, status płatności lub identyfikatory transakcji mogą być potrzebne do świadczenia żądanej usługi. Lokal i jego dostawca usług płatniczych określają swoje odpowiednie obowiązki dotyczące transakcji; zastosowanie mają również ich własne informacje o prywatności.

Lokal określa, w jaki sposób wykorzystuje informacje o gościach do realizacji zamówień, rezerwacji, dostaw, programów lojalnościowych i własnej komunikacji. W sprawie samego zakupu, jego dokumentacji klientów lub marketingu skontaktuj się z lokalem. Jeżeli skontaktujesz się z nami w sprawie informacji, które przetwarzamy wyłącznie na rzecz tego lokalu, wskażemy właściwą drogę i udzielimy pomocy zgodnie z naszymi obowiązkami, zamiast samodzielnie zmieniać dokumentację lokalu bez upoważnienia.

Gdy lokal łączy konto gościa z zamówieniem lub programem lojalnościowym, udostępniane informacje muszą być odpowiednie do tej relacji. Samo posiadanie relacji związanej z kontem nie upoważnia do nieograniczonego udostępniania danych innym lokalom.

8. Alergie, preferencje żywieniowe i informacje wrażliwe

Informacja o alergii lub zalecenie dietetyczne może ujawniać informacje o zdrowiu, przekonaniach religijnych lub inne szczególnie chronione dane. Takie informacje wymagają dodatkowej ochrony i spełnienia warunków zgodności z prawem właściwych dla szczególnych kategorii danych osobowych.

Gdy lokal zbiera takie informacje na potrzeby zamówionego posiłku, wydarzenia lub innej usługi, musi określić odpowiednią podstawę z art. 6, a gdy informacje należą do szczególnej kategorii — ważną przesłankę z art. 9 RODO. Sama niezbędność do wykonania umowy lub prawnie uzasadniony interes nie jest przesłanką z art. 9. Jeżeli podstawą jest wyraźna zgoda, musi ona być konkretna i uzyskana w odpowiednim, odrębnym procesie.

Przetwarzamy takie informacje, których administratorem jest lokal, wyłącznie w ramach danej usługi i poleceń, a nie do ogólnego profilowania gości lub rekomendacji obejmujących różne lokale. Podawaj tylko informacje potrzebne do żądanej usługi; nie przesyłaj dokumentacji medycznej, dokumentów tożsamości ani innych zbędnych materiałów wrażliwych w ogólnych wiadomościach kontaktowych lub zgłoszeniach do pomocy.

Możesz zapytać lokal o wykorzystywanie tych informacji i możliwość wycofania odpowiedniej zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie, ale bez niezbędnych informacji lokal może nie być w stanie świadczyć określonej spersonalizowanej usługi. Powinien wyjaśnić takie konsekwencje, nie uzależniając usługi od niezwiązanego z nią przetwarzania.

9. Pliki cookie, przypisywanie poleceń i podobne technologie

Strony internetowe i usługi kont wykorzystują technologie przeglądarkowe do takich funkcji jak utrzymywanie sesji, ochrona dostępu, zapamiętywanie ustawień i przenoszenie kontekstu polecenia. Informacje o poleceniu mogą obejmować kod partnera i identyfikator interakcji związanej z poleceniem. Identyfikatory poleceń na obecnej stronie internetowej są przechowywane w przeglądarce do 120 dni. Jest to okres przechowywania w przeglądarce, a nie obietnica usunięcia po 120 dniach każdego powiązanego zapisu biznesowego lub dotyczącego prowizji.

To, czy technologia wymaga zgody, zależy od jej rzeczywistego celu i właściwych przepisów. Nazwanie pliku cookie „funkcjonalnym” lub powołanie się na prawnie uzasadnione interesy przy późniejszym przetwarzaniu danych nie zwalnia z uprzedniej zgody na przechowywanie, które nie jest niezbędne. Technologie analityczne, reklamowe i inne technologie, które nie są niezbędne, muszą nadal podlegać właściwym dla nich wymogom zgody.

Gdy podstawą jest zgoda, możesz jej odmówić lub ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Skorzystaj z narzędzi zarządzania zgodą dostępnych dla danej strony lub usługi. Jeżeli nie możesz znaleźć odpowiedniego narzędzia, napisz na team@menuai.pro, aby uzyskać pomoc. Zgoda dotyczy konkretnych celów i informacji przedstawionych w chwili zwracania się o nią; niniejsza Polityka sama w sobie nie jest prośbą o zgodę.

Ustawienia przeglądarki mogą blokować lub usuwać zapisane informacje, choć może to wpływać na logowanie lub ustawienia i nie musi usuwać danych już zgodnie z prawem przechowywanych przez administratora. Wybór dokonany w jednej domenie może nie mieć automatycznie zastosowania w innej. Informacje przekazywane wraz z konkretną prośbą o zgodę muszą wyjaśniać rzeczywiste cele, odbiorców i dostępne opcje.

10. Personalizacja i zautomatyzowane przetwarzanie

Dostępne funkcje dla gości mogą wykorzystywać wybory, preferencje i istotne interakcje do przedstawiania propozycji z menu lub personalizacji dla danego lokalu i gościa. Jeżeli działania te oceniają preferencje osoby, mogą stanowić profilowanie w rozumieniu przepisów o ochronie danych.

Propozycje z menu mają pomagać gościowi w wyborze, a nie podejmować wobec niego decyzję wywołującą skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływającą. Ocena prawna zależy jednak od rzeczywistego działania funkcji i jej skutków, a nie od nazwy. Jeżeli czynność przetwarzania podlega art. 22 RODO, odpowiedzialny administrator musi ustalić mające zastosowanie warunki, przekazać istotne informacje o odpowiednich czynnikach i konsekwencjach oraz wdrożyć wymagane zabezpieczenia.

Gdy art. 22 ma zastosowanie, odpowiednie zabezpieczenia mogą obejmować uzyskanie interwencji człowieka, wyrażenie własnego stanowiska i zakwestionowanie decyzji. W sprawie naszych działań jako administratora skontaktuj się z nami, a w sprawie decyzji lokalu — z lokalem. Ogólnego opisu rekomendacji nie traktujemy jako zrzeczenia się tych praw.

11. Kto może otrzymywać dane osobowe

Dostęp i ujawnianie danych muszą ograniczać się do tego, co niezbędne dla konkretnego celu. W zależności od usługi i roli odbiorcy mogą obejmować poniższe kategorie.

• Lokal lub firma, z którymi wchodzisz w interakcję, ich upoważnieni pracownicy oraz uczestnicy świadczenia usługi, gdy ich udział jest niezbędny do obsługi Twojego żądania, zamówienia, dostawy, rezerwacji lub dostępu do konta.
• Dostawcy wspierający działanie usługi, dostarczanie treści stron internetowych, komunikację, weryfikację tożsamości, bezpieczeństwo, obsługę płatności i pomoc klientom, w zakresie, w jakim potrzebują odpowiednich informacji do tych funkcji.
• Dostawcy usług płatniczych, banki i instytucje finansowe uczestniczące w Twojej transakcji, subskrypcji lub wypłacie partnerskiej; organizacje te mogą mieć własne obowiązki administratorów.
• Partnerzy, wyłącznie w zakresie informacji niezbędnych do obsługi ich poleceń, prowizji i powiązanych sporów; udział w programie poleceń sam w sobie nie upoważnia do nieograniczonego ujawniania dokumentacji gości lub treści wiadomości.
• Profesjonalni doradcy i organy, gdy jest to niezbędne do celów prawnych, księgowych, regulacyjnych, audytowych lub związanych ze sporami i z zachowaniem właściwych warunków prawnych.
• Potencjalny lub faktyczny następca w ramach reorganizacji lub przeniesienia działalności, wyłącznie gdy istnieje podstawa prawna oraz odpowiednie zabezpieczenia poufności i ochrony danych. Każda wynikająca z tego zmiana administratora musi zostać uwzględniona w informacjach wymaganych prawem.

Rola organizacji zależy od jej rzeczywistych działań. Nie każdy odbiorca jest naszym podmiotem przetwarzającym. Gdy dostawca przetwarza dane w naszym imieniu, wymagane są odpowiednie uzgodnienia dotyczące przetwarzania. Gdy działamy na rzecz lokalu, angażowanie dalszych podmiotów przetwarzających musi spełniać wymogi dotyczące upoważnienia oraz inne wymogi właściwej umowy i prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Możesz poprosić o informacje o odbiorcach Twoich danych i właściwych zabezpieczeniach. Poufność uzgodnień handlowych nie znosi ustawowego prawa osoby do informacji; każde wymagane prawem ujawnienie musi być realizowane w odpowiednim, zgodnym z prawem trybie.

12. Miejsca przetwarzania i przekazywanie danych za granicę

Dane osobowe mogą być przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a w zależności od zaangażowanych usług i odbiorców również poza nim. Miejsca przetwarzania związane z daną interakcją zależą od konkretnego odbiorcy i usługi, w tym od ewentualnego dostępu z innego kraju.

Przekazanie danych podlegające rozdziałowi V RODO musi spełniać jego wymogi, niezależnie od istnienia podstawy prawnej przetwarzania. W zależności od odbiorcy i okoliczności może to oznaczać właściwą decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, takie jak właściwe standardowe klauzule umowne, wraz z wszelkimi wymaganymi ocenami i środkami uzupełniającymi.

Wyjątki w szczególnych sytuacjach nie mogą rutynowo zastępować odpowiednich rozwiązań dotyczących przekazywania danych. Możesz się z nami skontaktować, aby zapytać o miejsca i zabezpieczenia przekazywania odnoszące się do Twoich danych oraz uzyskać kopię lub wyjaśnienie właściwych zabezpieczeń, z ewentualnymi zgodnymi z prawem pominięciami, gdy są niezbędne.

13. Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania zależy od celu, naszej roli, właściwych wymogów ustawowych oraz potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Nie stosujemy jednego uniwersalnego okresu do wszystkich danych osobowych, a zamknięcie konta nie zawsze wymaga ani nie zawsze pozwala na natychmiastowe usunięcie każdego powiązanego zapisu. Poniższe kryteria rozróżniają główne rodzaje dokumentacji.

• Dokumentacja kont i relacji biznesowych: tak długo, jak jest potrzebna do udostępniania i obsługi konta lub relacji, a następnie wyłącznie przez okres uzasadniony nierozliczonymi obowiązkami, wymogiem prawnym lub właściwym okresem dochodzenia roszczeń. Możliwa przyszła reaktywacja nie uzasadnia bezterminowego przechowywania.
• Faktury, dowody podatkowe i dokumentacja księgowa: przez ustawowy okres właściwy dla danego dokumentu lub obowiązku. Odpowiedni okres i moment jego rozpoczęcia zależą od dokumentacji, transakcji i właściwych przepisów księgowych lub podatkowych.
• Zapytania i korespondencja z pomocą: przez czas obsługi sprawy, a następnie gdy jest to niezbędne do udokumentowania jej rozwiązania, wypełnienia obowiązku lub zajęcia się racjonalnie powiązanym sporem. Treści wiadomości nie należy przechowywać tylko dlatego, że dostępna jest przestrzeń dyskowa.
• Rejestry bezpieczeństwa i aktywności: przez okres proporcjonalny do wykrywania i badania istotnych incydentów oraz ochrony usług, z dłuższym zachowaniem wyłącznie wtedy, gdy uzasadnia to konkretny incydent, obowiązek prawny lub roszczenie.
• Dokumentacja poleceń i partnerów: czas przechowywania identyfikatora w przeglądarce opisano powyżej; umowna dokumentacja przypisania poleceń, prowizji, płatności i podatków podlega odrębnym potrzebom przechowywania wynikającym z jej celu i wymogów prawnych.
• Dokumentacja gości, której administratorem jest lokal: zgodnie z prawnie dopuszczalnymi poleceniami lokalu i właściwą umową, w tym ustaleniami dotyczącymi zakończenia usługi, zwrotu danych lub ich usunięcia, chyba że wymóg prawny uniemożliwia usunięcie.
• Żądania dotyczące prywatności i dokumentacja związana ze zgodą: tak długo, jak jest to niezbędne do wykazania obsługi żądania, odpowiedniego wyboru lub spełnienia właściwego obowiązku, bez zachowywania zbędnych informacji pomocniczych.

Gdy przechowywanie nie jest już uzasadnione, informacje należy usunąć lub rzeczywiście zanonimizować. Pseudonimizacja, częściowe maskowanie lub usunięcie z aktywnego interfejsu nie oznaczają automatycznie anonimizacji ani całkowitego usunięcia danych. Zachowane kopie archiwalne lub służące do odzyskiwania danych muszą nadal być chronione i nie mogą służyć do obchodzenia ważnego wymogu ograniczenia lub usunięcia.

Możesz zapytać o okres przechowywania lub kryteria właściwe dla Twoich informacji. Gdy nie możemy usunąć zapisu z powodu obowiązku prawnego lub uzasadnionego trwającego celu, musimy wyjaśnić odpowiednią przyczynę, zamiast obiecywać, że zamknięcie konta usunęło wszystko.

14. Ochrona danych osobowych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania. Odpowiednie mechanizmy obejmują ograniczanie dostępu do upoważnionych celów, uwierzytelnianie i sprawdzanie uprawnień, ochronę komunikacji oraz środki zapobiegające niewłaściwemu wykorzystaniu.

Żadna usługa nie może zagwarantować całkowitego bezpieczeństwa. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych odpowiedzialni administrator i podmiot przetwarzający mają obowiązek je ocenić, współpracować w stosownych przypadkach i dokonać zgłoszeń lub zawiadomień wymaganych prawem. Gdy działamy jako podmiot przetwarzający, lokal musi otrzymać pomoc i informacje o incydencie wymagane właściwymi uzgodnieniami; gdy działamy jako administrator, obowiązują nas własne obowiązki zgłoszeniowe i informacyjne.

Zachowuj odpowiednią ostrożność w odniesieniu do swojego konta i skontaktuj się z nami, jeżeli podejrzewasz nieuprawniony dostęp. Twoje środki ostrożności nie znoszą naszych własnych obowiązków prawnych.

15. Twoje prawa związane z ochroną danych

Z zastrzeżeniem warunków określonych we właściwym prawie przysługują Ci poniższe prawa. Ich zakres zależy od przetwarzania i podstawy prawnej; nie wszystkie są bezwarunkowymi prawami do każdego zapisu.

• Informacja i dostęp: zapytanie, czy Twoje dane osobowe są przetwarzane, otrzymanie informacji wymaganych prawem oraz uzyskanie dostępu do odpowiednich danych osobowych i ich kopii, z poszanowaniem praw i wolności innych osób.
• Sprostowanie: żądanie poprawienia nieprawidłowych informacji i uzupełnienia niekompletnych informacji, z uwzględnieniem celu przetwarzania.
• Usunięcie: żądanie usunięcia, gdy zachodzi przesłanka ustawowa, na przykład gdy informacje nie są już potrzebne lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem. Mogą mieć zastosowanie wyjątki, w tym prawny obowiązek przechowywania lub potrzeba ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Ograniczenie: żądanie ograniczenia przetwarzania w okolicznościach przewidzianych prawem, w tym w niektórych sporach dotyczących prawidłowości lub zgodności z prawem, albo podczas oceny sprzeciwu. Informacje objęte ograniczeniem mogą nadal być przechowywane i wykorzystywane wyłącznie w zakresie dozwolonym prawem.
• Przenoszenie danych: gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany i opiera się na zgodzie lub umowie, otrzymanie dostarczonych przez Ciebie danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz żądanie ich przesłania innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe. Prawo to podlega prawom innych osób i ustawowo określonemu zakresowi.
• Sprzeciw: wniesienie sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach. Administrator musi zaprzestać tego przetwarzania, chyba że wykaże nadrzędne, ważne prawnie uzasadnione podstawy lub przetwarzanie jest niezbędne do roszczeń prawnych. Możesz w dowolnym momencie sprzeciwić się marketingowi bezpośredniemu, w tym profilowaniu związanemu z tym marketingiem, bez konieczności podawania szczególnej przyczyny.
• Wycofanie zgody: wycofanie zgody w dowolnym momencie, gdy stanowi ona podstawę przetwarzania. Wycofanie musi być równie łatwe jak wyrażenie zgody i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Inne przetwarzanie oparte na odrębnej podstawie prawnej może być kontynuowane.
• Zautomatyzowane decyzje: korzystanie z ochrony dotyczącej decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na osobę, z zastrzeżeniem art. 22 oraz jego wyjątków i zabezpieczeń.
• Skarga i sądowy środek ochrony prawnej: złożenie skargi do właściwego organu nadzorczego i skorzystanie z sądowego środka ochrony prawnej zgodnie z prawem. Skontaktowanie się z nami nie wymaga rezygnacji z którejkolwiek z tych dróg.

16. Jak korzystać ze swoich praw

Wyślij żądanie na team@menuai.pro lub na adres naszej siedziby. Wyjaśnij, czego żądasz, i podaj informacje wystarczające do odnalezienia odpowiedniej relacji, na przykład adres e-mail konta lub wskazanie danego lokalu. Aby złożyć żądanie, nie musisz powoływać się na konkretny przepis ani kupować usługi.

Gdy mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości lub upoważnienia, możemy zażądać wyłącznie dodatkowych informacji racjonalnie niezbędnych do ich zweryfikowania. Nie wolno nam ujawniać informacji innej osoby nieupoważnionemu wnioskodawcy. Przedstawiciel może musieć wykazać umocowanie do działania w Twoim imieniu.

W odniesieniu do naszych działań jako administratora odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zwykle w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Gdy prawo pozwala na przedłużenie ze względu na złożoność lub liczbę żądań, termin może zostać przedłużony o maksymalnie dwa kolejne miesiące; musimy poinformować Cię o tym w pierwszym miesiącu i wyjaśnić przyczyny.

Żądania są co do zasady obsługiwane bezpłatnie. Rozsądna opłata lub odmowa są możliwe tylko w przypadkach dopuszczonych prawem, w tym gdy można wykazać, że żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne. Jeżeli odmawiamy podjęcia działań, musimy w odpowiednim terminie wyjaśnić przyczyny i dostępne możliwości złożenia skargi oraz skorzystania z drogi sądowej.

Gdy lokal jest administratorem, a my podmiotem przetwarzającym, za odpowiedź merytoryczną odpowiada lokal. Udzielimy pomocy w odpowiedni sposób zgodnie z naszymi obowiązkami. Skierowanie żądania do odpowiedzialnego lokalu nie znosi naszych obowiązków dotyczących odrębnego przetwarzania, które sami prowadzimy jako administrator.

17. Wymagane informacje i Twoje wybory

Informacje są wymagane tylko wtedy, gdy są potrzebne do konkretnej usługi lub wykonania obowiązku prawnego. Na przykład dostęp do konta wymaga odpowiednich informacji identyfikacyjnych i uwierzytelniających, fakturowanie może wymagać danych rozliczeniowych i podatkowych, a zapytanie kontaktowe wymaga imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz wiadomości. Numer telefonu i rodzaj działalności są opcjonalne w formularzu kontaktowym na stronie internetowej.

Jeżeli nie podasz informacji niezbędnych do żądanej funkcji, udostępnienie tej funkcji lub udzielenie odpowiedzi może nie być możliwe. Opcjonalnych danych profilu i marketingu opartego na zgodzie nie wolno traktować jako zawsze niezbędnych do dostępu do konta. Gdy prawo wymaga określonych informacji, odpowiedni wymóg i konsekwencje muszą zostać wyjaśnione w danym kontekście.

Wiadomość dotycząca usługi lub bezpieczeństwa, faktura bądź odpowiedź na Twoje zapytanie różnią się od opcjonalnej wiadomości promocyjnej. Możesz sprzeciwić się marketingowi bezpośredniemu lub wycofać odpowiednią zgodę za pomocą dostępnego mechanizmu rezygnacji albo kontaktując się z nami. Rezygnacja z marketingu nie musi wstrzymywać wiadomości niezbędnych do obsługi istniejącej usługi lub wypełnienia obowiązku prawnego.

18. Dzieci i młodzi goście

Nasze firmowe usługi subskrypcyjne są przeznaczone do użytku biznesowego. Dziecko odwiedzające lokal lub przeglądające menu znajduje się w innej sytuacji niż osoba zawierająca umowę o subskrypcję biznesową. Dlatego nie twierdzimy, że wszystkie usługi dla gości bezwzględnie wykluczają każdą osobę poniżej jednej granicy wieku.

Gdy usługa oferowana bezpośrednio dziecku opiera się na zgodzie, należy przestrzegać właściwych krajowych wymogów dotyczących wieku i wszelkich wymogów uzyskania zgody lub jej zatwierdzenia przez osobę sprawującą władzę rodzicielską. Lokal musi również ocenić swoje obowiązki dotyczące usług dla gości i danych, których jest administratorem. Informacji o dzieciach nie wolno wykorzystywać do niezwiązanych celów tylko dlatego, że zostały podane podczas interakcji z lokalem.

Jeżeli uważasz, że informacje o dziecku zostały przetworzone niezgodnie z prawem, skontaktuj się z nami lub z odpowiednim lokalem. Ocenimy sprawę w ramach naszej roli, w tym wszelkie wymagane ograniczenie, usunięcie lub inne działanie naprawcze. Rodzic lub przedstawiciel może musieć wykazać swoje uprawnienie, z uwzględnieniem praw samego dziecka.

19. Inne usługi i linki

Usługa płatnicza, zewnętrzna usługa logowania, sieć społecznościowa lub strona internetowa, którą zdecydujesz się odwiedzić, może przetwarzać informacje na podstawie własnej informacji o prywatności. Przejście pod link lub skorzystanie z takiej usługi może ujawnić dane połączenia lub informacje, które zdecydujesz się przesłać. Dostawcy treści stron internetowych mogą również otrzymywać dane połączenia niezbędne do dostarczenia żądanego zasobu.

Nasza odpowiedzialność za wybór odbiorcy lub korzystanie z niego, gdy ma zastosowanie, nie zostaje zniesiona przez ogólne odwołanie do informacji innej organizacji. Z kolei niniejsza Polityka nie może określać niezależnego przetwarzania przez lokal lub zewnętrznego dostawcę. Zapoznaj się z informacjami właściwymi dla danej interakcji i skontaktuj się z odpowiedzialnym administratorem w sprawie jego własnych celów.

20. Organy nadzorcze i skargi

Możesz skontaktować się z nami, aby zgłosić zastrzeżenia, ale nie musisz tego robić przed złożeniem skargi do właściwego organu nadzorczego. Na podstawie RODO może to być w szczególności organ w państwie członkowskim Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

Czeskim organem nadzorczym jest Úřad pro ochranu osobních údajů (Urząd Ochrony Danych Osobowych). Jego oficjalna strona, https://uoou.gov.cz/, zawiera aktualne dane kontaktowe i informacje o składaniu skarg. Prawo do złożenia skargi nie wyklucza sądowego środka ochrony prawnej ani żadnego innego prawa przewidzianego we właściwych przepisach.

21. Zmiany niniejszej Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę, aby uwzględnić zmiany usług, przetwarzania lub wymogów prawnych. Opublikowana wersja musi wskazywać właściwą datę aktualizacji lub wejścia w życie. Gdy istotna zmiana wymaga dodatkowych informacji, przekażemy je odpowiednim kanałem przed rozpoczęciem danego nowego przetwarzania, zgodnie z wymogami prawa.

Zmieniona informacja nie legalizuje z mocą wsteczną niezgodnego z prawem przetwarzania ani nie zastępuje zgody, gdy jest ona wymagana. Jeżeli proponujemy inny cel, musimy ocenić zgodność celów lub ustalić inną właściwą podstawę i przekazać niezbędne informacje. Samo dalsze korzystanie nie stanowi zgody na każdy nowy cel.

22. Wersje językowe i dalsze informacje

Wszystkie wersje językowe niniejszej Polityki mają opisywać to samo przetwarzanie i te same prawa. Jeżeli zauważysz rozbieżność lub potrzebujesz wyjaśnienia w dostępnej formie, napisz na team@menuai.pro. Żadne postanowienie językowe niniejszej Polityki nie ogranicza bezwzględnie przysługujących praw ani obowiązku przekazywania informacji w jasnej i zrozumiałej formie.

We wszystkich sprawach dotyczących niniejszej Polityki dane kontaktowe administratora pozostają następujące: World Travel Club s.r.o., IČO 07214073, Ostrčilovo náměstí 462/4, Nusle, 128 00 Praha 2, Czechy; e-mail: team@menuai.pro.