Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

1. Parteien, Einbeziehung und Zweck

Diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (DPA) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch World Travel Club s.r.o., Unternehmensnummer (IČO) 07214073, mit Sitz in Ostrčilovo náměstí 462/4, Nusle, 128 00 Praha 2, Tschechische Republik (Unternehmen oder MenuAI), für den in der jeweiligen Abonnementbestellung oder Leistungsvereinbarung bezeichneten Geschäftskunden (Kunde). Datenschutzkontakt des Unternehmens: team@menuai.pro.

Die DPA ist Bestandteil des Vertrags über MenuAI-Dienste, wenn sie wirksam einbezogen und von bevollmächtigten Vertretern beider Parteien angenommen wird, auch durch einen vereinbarten elektronischen Vertragsschluss. Kundenidentität, Dienste und Annahmenachweis müssen aus dem Vertrag hervorgehen. Die Veröffentlichung dieser Seite oder der Besuch eines Gasts allein schließen keinen Verarbeitungsvertrag für jeden Betrieb.

Zweck ist die Festlegung verbindlicher Bedingungen für die Verarbeitung im Kundenauftrag nach Artikel 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und geltendem Datenschutzrecht. Die nachstehenden Anlagen gehören zur DPA. Dienstspezifische Einzelheiten und der vertrauliche Verarbeitungsnachweis aus Anlage 3 ergänzen sie, ohne zwingenden Schutz aufzuheben.

Der Kunde stellt sicher, dass die annehmende Person für das betreffende Unternehmen und die Verarbeitung bevollmächtigt ist. Eine eigenständige juristische Person wird nicht allein durch Konzernzugehörigkeit oder gemeinsame Marke gebunden. Weitere Rechtsträger müssen durch eine wirksame vertragliche Regelung und notwendige Weisungen erfasst werden.

2. Begriffsbestimmungen

Gesetzlich definierte Datenschutzbegriffe behalten ihre gesetzliche Bedeutung. Die folgenden Ausdrücke bestimmen den Geltungsbereich der DPA; Vertragsbezeichnungen ändern die tatsächlichen Rechtsrollen nicht.

• Vertrag bezeichnet die angenommene Abonnementbestellung, Leistungsvereinbarung und wirksam einbezogenen Bedingungen der MenuAI-Nutzung durch den Kunden.
• Personenbezogene Daten des Kunden (nachfolgend Kundendaten) sind Daten, die das Unternehmen im Kundenauftrag innerhalb vereinbarter Dienste und rechtmäßiger Weisungen verarbeitet. Nicht automatisch erfasst sind sämtliche Datensätze, für die das Unternehmen eigenständig Verantwortlicher ist.
• Verantwortlicher ist, wer Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung bestimmt. Auftragsverarbeiter ist eine gesonderte Person oder Organisation, die personenbezogene Daten für einen Verantwortlichen verarbeitet.
• Verarbeitung umfasst gesetzlich definierte Vorgänge wie Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Abrufen, Einsehen, Nutzen, Übermitteln, Einschränken, Zurückgeben und Löschen.
• Betroffene Person ist eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, auf die sich Daten beziehen, einschließlich Gästen oder anderen Personen im vereinbarten Umfang.
• Dokumentierte Weisungen sind rechtmäßige Anordnungen im Vertrag, dieser DPA, vereinbarten Diensteinstellungen oder anderer zurechenbarer schriftlicher oder elektronischer Kommunikation eines bevollmächtigten Kundenvertreters.
• Unterauftragsverarbeiter ist ein weiterer vom Unternehmen beauftragter Verarbeiter für bestimmte Tätigkeiten im Kundenauftrag. Ein unabhängiger Verantwortlicher oder direkt vom Kunden beauftragter Dienst ist nicht automatisch Unterauftragsverarbeiter des Unternehmens.
• Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bezeichnet eine Sicherheitsverletzung, die zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, unbefugten Offenlegung oder zum unbefugten Zugang zu Daten dieser DPA führt.
• Anwendbares Datenschutzrecht bezeichnet die DSGVO und andere verbindliche Datenschutzbestimmungen der Union oder Mitgliedstaaten zur Verarbeitung; zusätzliche zwingende örtliche Anforderungen gelten, wenn ihre Voraussetzungen erfüllt sind.

3. Rollen und Trennung der Zwecke

Bei der Verarbeitung nach Anlage 1 ist der Kunde Verantwortlicher und das Unternehmen Auftragsverarbeiter. Handelt der Kunde rechtmäßig für einen anderen Verantwortlichen als Auftragsverarbeiter, ist das Unternehmen dessen Unterauftragsverarbeiter; der Kunde beschafft die vorgelagerte Befugnis und übermittelt rechtmäßige Weisungen. Pflichten gegenüber jenem Verantwortlichen dürfen nicht missachtet werden.

Eigene Tätigkeiten als Verantwortlicher, etwa Verwaltung von Abonnement und Geschäftsbeziehung, Buchhaltung oder eigene Anfragen, richten sich nach Recht und Datenschutzerklärung. Sicherheits- oder Nutzungsaufzeichnungen werden nach ihrem tatsächlichen Zweck zugeordnet; nicht sämtliche Informationen aus Gästeinteraktionen gehören automatisch zu einer der Rollen.

Das Unternehmen darf Kundendaten nicht für sachfremde Werbung, Verkauf, betriebsübergreifende Wiederverwendung oder das Training allgemein einsetzbarer Modelle verwenden. Anvertraute Gästeinformationen dienen dem betreffenden Betrieb und Gast innerhalb rechtmäßiger Weisungen. Eine Lizenz an Kundeninhalten oder Hinweise auf Serviceverbesserung erweitern diese Zwecke nicht.

Die DPA begründet für sich keine gemeinsame Verantwortlichkeit. Bestimmen die Parteien tatsächlich gemeinsam Zweck und wesentliche Mittel, müssen sie die gesetzlich erforderliche Regelung prüfen und dokumentieren. Ein unabhängiger Zweck darf nicht in einer Auftragsweisung versteckt oder durch bloße Änderung eines Datenschutzhinweises auferlegt werden.

4. Dokumentierte Weisungen und unrechtmäßige Anordnungen

Das Unternehmen verarbeitet Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung, auch hinsichtlich Übermittlungen an Drittländer oder internationale Organisationen, sofern Unions- oder Mitgliedstaatenrecht keine andere Verarbeitung verlangt. In diesem Fall informiert es den Kunden vorab, sofern das Gesetz dies nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses untersagt.

Anfangsweisungen umfassen vereinbarte Funktionen, autorisierte Kundeninteraktionen und Vorgänge aus Anlage 1 nach dieser DPA. Eine Funktionsauswahl erlaubt nur die Verarbeitung im vernünftigen Rahmen des mitgeteilten Zwecks und Umfangs. Sie ist keine unbegrenzte Befugnis für zusätzliche Datenerhebung, nicht offengelegte Empfänger oder neue Zwecke.

Zusätzliche Weisungen können bevollmächtigte Vertreter über vereinbarte Konto- oder Supportkanäle senden. Änderungen an Umfang, Sicherheit, Übermittlungen, Aufbewahrung oder Entgelten werden dokumentiert. Eine rechtmäßige zwingende Anfrage darf nicht allein wegen eines von optionalen Dienstabläufen abweichenden Formats verzögert werden.

Das Unternehmen informiert den Kunden unverzüglich, wenn eine Weisung seiner Auffassung nach gegen die DSGVO oder andere Datenschutzbestimmungen der Union oder Mitgliedstaaten verstößt. Es kann sie während der Klärung mit der geringstmöglichen, rechtlich und zum Personenschutz vertretbaren Störung aussetzen. Es darf weder wissentlich rechtswidrige Weisungen ausführen noch stillschweigend einen sachfremden eigenen Zweck einsetzen.

Ist eine Weisung im vereinbarten Dienst nicht umsetzbar, erläutert das Unternehmen das Problem; die Parteien prüfen eine rechtmäßige Alternative oder Anpassung. Bereits geltende Pflichten aus Recht oder DPA entfallen nicht. Weisungen und Änderungen bleiben zum Nachweis der Verarbeitungsbefugnis verfügbar.

5. Pflichten und Rechte des Kunden

Der Kunde verantwortet die Rechtmäßigkeit seiner Zwecke, Daten und Weisungen. Er bestimmt Rechtsgrundlagen, erteilt erforderliche Informationen, beachtet Einwilligungs- und Gerätezugriffsregeln und führt die erforderlichen Aufzeichnungen und Richtlinien.

Der Kunde begrenzt Daten auf vereinbarte Funktionen, hält sie angemessen richtig und legt rechtmäßige Aufbewahrungsweisungen fest. Er vergibt Zugriff an Befugte, hält Kontakt- und Vorfallsangaben aktuell und meldet dem Unternehmen unverzüglich Kontokompromittierungen oder Weisungsfehler mit Bezug zu Kundendaten.

Zusätzliche Voraussetzungen für besondere Datenkategorien, Kinderinformationen oder risikoreiche Nutzung sind vom Kunden zu prüfen. Vertragsnotwendigkeit allein erfüllt keine Bedingung für besondere Kategorien. Das Unternehmen kann Klärung verlangen oder eine nicht vereinbarte Nutzung ablehnen, die nicht rechtmäßig mit angemessenen Garantien bereitgestellt werden kann.

Der Kunde behält Rechte auf rechtmäßige Weisungen, Informationen zur Beurteilung des Auftragsverarbeiters, Widerspruch gegen vorgeschlagene Unterauftragsverarbeiter nach DPA, Unterstützung und rechtmäßige Audits. Die Zuordnung von Verantwortlichenpflichten hebt weder diese Rechte noch eigene Auftragsverarbeiterpflichten des Unternehmens auf.

6. Gegenstand, Dauer und Grenzen

Gegenstand ist die Verarbeitung für die vom Kunden bestellten MenuAI-Funktionen seines Betriebs und seiner Gästebeziehungen. Anlage 1 nennt Art, Zwecke sowie Personen- und Datenkategorien. Tatsächlich aktivierte Dienste und rechtmäßige Weisungen begrenzen den Umfang; die Anlage verlangt keine Erhebung jeder Kategorie bei jedem Gast.

Verarbeitung erfolgt für die Vertragsdauer und danach nur zur Rückgabe, Löschung oder rechtmäßigen Aufbewahrung nach DPA. Beendigung bezahlten Zugangs beweist nicht, dass alle Kopien gelöscht sind; ungeklärte Weisungen rechtfertigen keine unbegrenzte Aufbewahrung.

Das Unternehmen darf nicht allein wegen verfügbarer Speicherkapazität auf einen unvereinbaren Zweck oder wesentlich andere Datenkategorien erweitern. Wesentliche Änderungen müssen vor Beginn dokumentiert und hinsichtlich Rechtsgrundlagen, Sicherheit, Übermittlungsgarantien und zusätzlicher Vereinbarungen geprüft werden.

Anonymisierungsweisungen müssen rechtmäßigen Zweck und geeignete Methode festlegen. Das Entfernen direkter Kennungen oder Ersetzen durch Codes ist nicht zwangsläufig Anonymisierung. Bis Daten nach geltendem Recht tatsächlich anonym sind, gelten Schutz und Grenzen der DPA weiter.

7. Vertraulichkeit und befugtes Personal

Das Unternehmen bindet zur Verarbeitung befugte Personen an angemessene vertragliche oder gesetzliche Vertraulichkeit. Zugang wird auf die für Leistung, Schutz oder rechtmäßige Pflichten nötigen Personen und Zwecke begrenzt.

Personal erhält aufgabengerechte Weisungen zu Daten, Zugangsdaten und Verdachtsfällen. Berechtigungen werden bei Aufgabenwechsel geprüft und bei fehlender Rechtfertigung entzogen. Vertraulichkeitspflichten bestehen nach Zugangsende nach ihrer Natur und dem Recht fort.

Kundendaten dürfen nicht allein wegen Teilnahme am Empfehlungsprogramm, Interesse als Neukunde oder einer Vorführungsanfrage offengelegt werden. Support und Verifikation verlangen keine unnötigen sensiblen Informationen und verwenden keine echten Gästedatensätze für sachfremde Zwecke.

Vertraulichkeit schützt auch nicht öffentliche Compliance- und Sicherheitsinformationen. Sie verhindert keine gesetzlich erforderliche oder zulässige Offenlegung an Betroffene, unabhängige Prüfer, Berater oder Behörden mit angemessenen Garantien. Sie darf keine Verletzung verdecken oder zwingende Rechte verweigern.

8. Technische und organisatorische Sicherheitspflichten

Das Unternehmen führt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO ein und erhält sie aufrecht. Berücksichtigt werden Stand der Technik, Kosten, Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere persönlicher Risiken. Anlage 2 enthält vertragliche Kontrollanforderungen der erfassten Dienste.

Maßnahmen betreffen Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit, Schutz bei Übertragung und Speicherung, Wiederherstellbarkeit des Zugangs nach Vorfällen und regelmäßige Wirksamkeitsbewertung. Verschlüsselung und Pseudonymisierung erfolgen risikogerecht, ohne pauschale Zusage einer bestimmten Umsetzung für sämtliche Daten in jedem Kontext.

Vor Beauftragung erhält der Kunde angemessen nötige Informationen zur Bewertung der Garantien und vereinbarter dienstspezifischer Anforderungen. Detaillierte Nachweise können vertraulich über geschützte Kanäle bereitgestellt werden. Allgemeine Sicherheitsbeschreibungen sind weder ein Zertifikat noch ein unabhängiges Prüfungsurteil noch eine Garantie dafür, dass sämtliche denkbaren Vorfälle ausgeschlossen sind.

Das Unternehmen kann Maßnahmen nach Risiken und Dienständerungen aktualisieren, darf den vereinbarten Schutz aber nicht wesentlich senken. Wesentliche bewertungsrelevante Änderungen werden nach Vertrag und Gesetz mitgeteilt. Für Geräte, Zugriffszuordnung und andere Schutzvorkehrungen im eigenen Bereich bleibt der Kunde verantwortlich.

9. Allgemeine schriftliche Genehmigung von Unterauftragsverarbeitern

Vorbehaltlich dieses Abschnitts und des Änderungsverfahrens genehmigt der Kunde allgemein schriftlich die Beauftragung der im aktuellen vertraulichen, vor Verarbeitungsbeginn übergebenen Verzeichnis genannten Unterauftragsverarbeiter. Das Verzeichnis gehört zum Nachweis aus Anlage 3. Die Genehmigung wird durch wirksame DPA-Annahme bei verfügbaren Informationen erteilt; sie gilt nicht für einen nicht offengelegten Anbieter.

Das Verzeichnis benennt jeden relevanten Rechtsträger, Aufgabe, Verarbeitungsorte einschließlich Fernzugriff und gegebenenfalls Übermittlungsregelung. Das Unternehmen liefert ausreichende Bewertungsinformationen. Allgemeine Kategorien wie Dienstleister ersetzen keine zur Genehmigung nötige Identität des vorgeschlagenen Unterauftragsverarbeiters.

Vor Zugang prüft das Unternehmen ausreichende Garantien und verpflichtet den Unterauftragsverarbeiter schriftlich zu denselben einschlägigen Datenschutzpflichten, einschließlich Sicherheit, Vertraulichkeit, Unterstützung, Löschung und Auditmitwirkung. Für deren Erfüllung haftet es dem Kunden nach Artikel 28(4) DSGVO vollständig.

Das Verzeichnis kann über geschützte Geschäftskanäle statt öffentlich mit der DPA übergeben werden. Geschäftsgeheimnisse verdrängen weder Kundenansprüche auf Information noch gesetzliche Rechte Betroffener oder Behördenbefugnisse. Das Unternehmen gewährleistet erforderliche Genehmigungen und gleichwertige Pflichten auch bei weiterer Unterbeauftragung.

10. Änderungen, Mitteilung und Einwände bei Unterauftragsverarbeitern

Beabsichtigte Ergänzungen oder Ersetzungen teilt das Unternehmen aktiv schriftlich mindestens 30 Kalendertage vor der neuen Verarbeitung mit. Genannt werden Rechtsträger, Aufgabe, Orte, geplanter Beginn und nötige Garantien für eine aussagekräftige Bewertung. Eine unangekündigte Verzeichnisänderung erfüllt diese Pflicht nicht.

Innerhalb der Frist kann der Kunde aus angemessenen Datenschutzgründen mit hinreichender Erläuterung widersprechen. Die Parteien arbeiten nach Treu und Glauben an einer Lösung, etwa zusätzlichen Garantien oder praktikablen Alternativen. Das Unternehmen beginnt die strittige Verarbeitung für diesen Kunden nicht vor einer einvernehmlichen oder anderweitig rechtmäßigen Lösung.

Ohne zufriedenstellende rechtmäßige Lösung behandeln die Parteien den betroffenen Dienst einschließlich nötiger Aussetzung oder Beendigung und rechnen Vorauszahlungen und Folgen nach Vertrag und zwingendem Recht ab. Der Kunde darf nicht zur Annahme einer rechtswidrigen Übermittlung oder eines unbekannten Verarbeiters gezwungen werden, um Daten zurückzuerhalten oder löschen zu lassen.

Bei allgemeiner schriftlicher Genehmigung und ausbleibendem Widerspruch innerhalb der mitgeteilten Frist kann die Beauftragung innerhalb der Genehmigung und übrigen Rechtsanforderungen erfolgen. Dies ist weder Betroffeneneinwilligung noch Verzicht auf spätere begründete Rechtsbedenken. Früherer Beginn erfordert besondere schriftliche Genehmigung oder eine andere bindende Rechtsanforderung, die dies erlaubt; Dringlichkeit hebt die 30-Tage-Regel nicht stillschweigend auf.

Der Kunde hält einen aktuellen Geschäftskontakt für Mitteilungen vor. Das Unternehmen dokumentiert Mitteilung, Genehmigung, Einwände und deren Lösung und stellt das aktuelle einschlägige Verzeichnis auf Anfrage bereit.

11. Orte und internationale Übermittlungen

Das Unternehmen verarbeitet Kundendaten an den für Dienst und genehmigte Unterauftragsverarbeiter dokumentierten Orten. Zugang aus anderen Ländern ist bei der Übermittlungsbewertung zu berücksichtigen; ein Speicherort allein ist keine vollständige Bewertung. Die DPA verspricht keine ausschließliche Verarbeitung oder Zugriffe im Europäischen Wirtschaftsraum.

Übermittlungen nach Kapitel V DSGVO erfolgen nur auf rechtmäßige dokumentierte Weisungen und mit zulässiger Grundlage. Je nach Fall sind dies Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien, einschließlich zutreffender Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission samt notwendiger Bewertung und Zusatzmaßnahmen.

Sind Standardklauseln oder zusätzliche örtliche Instrumente nötig, müssen Parteien, Modul, Anlagenangaben und Garantien vor der Übermittlung ausgefüllt und wirksam einbezogen werden. DPA-Veröffentlichung schließt nicht sämtliche denkbaren Instrumente ab, ist keine Übermittlungsfolgenabschätzung und erlaubt keine pauschale Ausnahme.

Das Unternehmen liefert angemessen nötige Informationen zur Übermittlungsprüfung des Kunden und informiert über rechtliche oder empfängerbezogene Änderungen, die die Garantien verhindern. Übermittlungen werden ausgesetzt oder angepasst, soweit rechtlich erforderlich; allgemeine Unterauftragsgenehmigungen setzen dies nicht außer Kraft.

Zwingende Übermittlungsklauseln haben im Konfliktfall Vorrang. Informationen dürfen geschützt und rechtmäßig geschwärzt bereitgestellt werden, jedoch nicht so, dass tatsächliche Übermittlungen nicht prüfbar oder zwingende Rechte nicht ausübbar sind.

12. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Unter Berücksichtigung der Verarbeitungsart unterstützt das Unternehmen den Kunden soweit möglich durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei Anfragen nach Kapitel III DSGVO. Dazu gehört angemessene Hilfe bei Auffinden, Zugang, Berichtigung, Einschränkung, Rückgabe oder Löschung sowie Übertragbarkeit unter gesetzlichen Voraussetzungen.

Anfragen zum Kundenauftrag leitet das Unternehmen unverzüglich weiter und entscheidet ohne dokumentierte Weisung oder Gesetzespflicht nicht für den Kunden inhaltlich. Betrifft die Anfrage auch eigene Verantwortlichentätigkeiten, bearbeitet es diesen Teil nach eigenen Pflichten.

Der Kunde prüft die Anfrage, nötige Berechtigung und rechtmäßige Antwortweisungen. Das Unternehmen teilt Unterstützungsgrenzen mit und liefert verfügbare einschlägige Informationen rechtzeitig zur gesetzlichen Antwort. Kooperationsbedarf verlängert Fristen nicht automatisch.

Prüfung und Antwortkanäle schützen Betroffene und Daten anderer. Unnötige Identitätsbelege, vollständige Gästedaten an ungeprüfte Anfragende und die Auslegung jeder Löschanfrage als Erlaubnis zur Entfernung sachfremder Unterlagen sind zu vermeiden. Rechtmäßige Ablehnungen, Aufbewahrungsausnahmen oder Einschränkungen erläutert die zuständige Partei nach Gesetz.

13. Datenschutzverletzungen und Zusammenarbeit bei Vorfällen

Das Unternehmen meldet dem Kunden Datenschutzverletzungen unverzüglich nach Bekanntwerden. Die Erstmeldung geht an den festgelegten Geschäfts- oder Vorfallkontakt und einen zusätzlichen vereinbarten Eilkanal, soweit verfügbar. Verfügbare Informationen werden nicht bis zum Abschluss der Untersuchung zurückgehalten.

Die Meldung beschreibt soweit bekannt Art der Verletzung, Kategorien und ungefähre Zahlen von Personen und Datensätzen, wahrscheinliche Folgen, getroffene oder geplante Eindämmungs- und Abhilfemaßnahmen sowie einen Folgekontakt. Fehlende Einzelheiten werden schrittweise ohne weitere unangemessene Verzögerung nachgereicht; festgestellte Fakten werden von noch untersuchten Punkten unterschieden.

Das Unternehmen ergreift angemessene Eindämmungs-, Schutz- und Beweissicherungsmaßnahmen und unterstützt Bewertung, Pflichtmeldungen und Abhilfe des Kunden. Es führt geeignete Vorfallaufzeichnungen und liefert relevante Aktualisierungen. Zusammenarbeit darf andere Kundendaten nicht unnötig offenlegen oder rechtmäßige Untersuchungen beeinträchtigen.

Über Meldungen an Aufsicht oder Betroffene entscheidet weiterhin der Kunde als Verantwortlicher, sofern das Gesetz keine direkte Unternehmenspflicht vorsieht. Die Frist des Verantwortlichen einschließlich des einschlägigen 72-Stunden-Rahmens der DSGVO erlaubt dem Auftragsverarbeiter keine entsprechende Verzögerung der eigenen Meldung. Ein nicht vereinbartes festes Stunden-Servicelevel wird nicht zugesagt.

Das Unternehmen veröffentlicht ohne Befugnis keine Meldung im Kundennamen, sofern gesetzlich nicht erforderlich. Meldung und Kooperation sind allein kein Haftungsanerkenntnis; dies beseitigt weder Gesetzespflichten noch Rechtsbehelfe Betroffener. Verdachtsfälle können unter team@menuai.pro ohne Zugangsdaten oder unnötige sensible Unterlagen gemeldet werden.

14. Sicherheitsbewertungen, Folgenabschätzungen und Konsultation

Nach Art der Verarbeitung und verfügbaren Informationen unterstützt das Unternehmen den Kunden bei Artikeln 32 bis 36 DSGVO. Dazu zählen nötige Angaben zu vereinbarter Verarbeitung, Garantien, Risiken, Vorfällen, Unterauftragsverarbeitern und Übermittlungen.

Muss der Kunde eine Datenschutzfolgenabschätzung oder Behördenkonsultation vornehmen, bezeichnet er die Tätigkeit und konkretisiert angemessen den Informationsbedarf. Das Unternehmen liefert verfügbare relevante Angaben und kooperiert sachgerecht; es übernimmt keine Kundenentscheidungen und bestätigt nicht die Rechtmäßigkeit jeder geplanten Nutzung.

Unbewältigte hohe Risiken sind vor Beginn durch geeignete Maßnahmen und gesetzlich nötige Konsultation zu lösen. Diensteinstellungen oder eine unterzeichnete DPA ersetzen keine Bewertung. Das Unternehmen kommuniziert wesentliche Unterstützungsgrenzen statt unbelegter Zusicherungen.

Unterstützung wird über den Geschäftskontakt mit geeigneter Vertraulichkeit und rechtlich gebotener Dringlichkeit vereinbart. Gesonderte Entgelte richten sich nach dem Gebührenabschnitt und dürfen zwingende Kooperation nicht vereiteln.

15. Informationen, Audits und Inspektionen

Das Unternehmen stellt alle nötigen Informationen zum Nachweis seiner Pflichten nach Artikel 28 bereit und ermöglicht und unterstützt Audits einschließlich Inspektionen durch den Kunden oder dessen beauftragten Prüfer. Nachweise können einschlägige Richtlinien, Verarbeitungsaufzeichnungen, Kontrollbeschreibungen, Antworten und tatsächlich vorhandene unabhängige Berichte umfassen.

Zunächst prüfen die Parteien, ob geeignete Dokumente die Anfrage beantworten. Dies ist ein praktischer Ausgangspunkt, kein Ersatz für eine angemessen notwendige oder rechtlich erforderliche Inspektion. Die DPA behauptet keine bestimmte Zertifizierung, verlangt keine Annahme nicht vorhandener Berichte und setzt keine pauschale jährliche Höchstgrenze für rechtmäßige Audits.

Für geplante Inspektionen werden angemessene Vorankündigung, Umfang, Zeit, Vertraulichkeit und Schutz zur Vermeidung unnötiger Störungen vereinbart. Eilvorfälle, Behördenanforderungen oder Belege erheblicher Verstöße können kürzere Fristen oder zusätzliche Prüfungen rechtfertigen. Terminplanung darf zeitkritische gesetzliche Pflichten nicht behindern.

Prüfer handeln unabhängig, wahren Vertraulichkeit und greifen nur auf verarbeitungsrelevante Informationen zu. Andere Kunden, Zugangsdaten und sachfremde proprietäre Unterlagen können kontrollierten Zugang oder Schwärzungen erfordern, ohne wirksame Pflichtprüfung zu verhindern. Kein Recht auf invasive Tests ohne vereinbarte sichere Methode entsteht.

Das Unternehmen bearbeitet begründete Pflichtmängel und hilft bei der Dokumentation angemessener Abhilfe. Auditverfahren und Entgelte dürfen weder Aufsichtsbefugnisse noch Betroffenenrechte oder notwendige Compliance-Auskunftspflichten beseitigen.

16. Behörden und gesetzlich erforderliche Offenlegung

Das Unternehmen kooperiert gesetzlich mit zuständigen Aufsichtsbehörden. Bei verbindlichen Kundendatenanforderungen prüft es Rechtsgrundlage und Umfang, legt nicht mehr als rechtlich erforderlich offen und informiert den Kunden, soweit und sobald zulässig.

Bei scheinbar rechtswidrigen oder unverhältnismäßigen Anforderungen prüft es verfügbare rechtmäßige Rechtsbehelfe und angemessene Schutzmaßnahmen. Dies ist kein Versprechen, bindenden Anordnungen nicht zu folgen oder jegliche behördliche Zugriffsanfrage auszuschließen.

Ein gesetzliches Mitteilungsverbot wird nur im geltenden Umfang respektiert. Geeignete Aufzeichnungen bleiben erhalten; spätere Auskunft erfolgt, soweit erlaubt und erforderlich. Staatlicher Zugang und Übermittlungen nach Kapitel V müssen auch verbindliche Übermittlungsklauseln beachten.

Keine Partei darf Vertraulichkeit zur Behinderung rechtmäßiger Beschwerden, zwingender Transparenz oder behördlicher Ermittlungen nutzen. Auch Offenlegungen nicht öffentlicher Unternehmensnachweise durch den Kunden sind auf rechtmäßige Zwecke zu begrenzen und gegebenenfalls zu schützen.

17. Rückgabe, Löschung und rechtmäßige Aufbewahrung

Nach Ende der betreffenden Verarbeitung gibt das Unternehmen nach Kundenwahl Kundendaten zurück oder löscht sie einschließlich bestehender Kopien, sofern Unions- oder Mitgliedstaatenrecht keine Speicherung verlangt. Die Wahl sollte möglichst vor Zugangsende mitgeteilt werden. Bei fehlenden oder widersprüchlichen Weisungen fragt das Unternehmen nach, statt unbegrenzte Aufbewahrungserlaubnis anzunehmen.

Die Parteien dokumentieren Rückgabeumfang, angemessen verfügbares übliches Format, geschützte Zustellung und einen zur Leistung und Weisung passenden Zeitplan. Erfüllung erfolgt unverzüglich; Betriebsprobleme sind zu erläutern und dürfen keine unbefristete Aufbewahrungsausnahme schaffen. Ungeprüfte Selbstbedienungsexporte oder allgemeine Wiederherstellungsfenster werden nicht zugesagt.

Eine Kontoschließungsanfrage oder Entfernung aus einer aktiven Oberfläche beweist keine vollständige Löschung. Das Unternehmen behandelt aktive Daten und Kopien im vereinbarten rechtmäßigen Verfahren und bestätigt auf Anfrage den Abschluss unter Angabe verbleibender gesetzlicher Ausnahmen.

Kann eine geschützte Wiederherstellungskopie nicht sofort einzeln geändert werden, erläutert das Unternehmen Aufbewahrungs- und Löschzyklen, beschränkt ihre Nutzung auf notwendige Wiederherstellung oder Rechtszwecke und wendet Löschungen oder Einschränkungen nach Wiederherstellung erneut an. Dies darf weder vorgeschriebene Kopienlöschung verdrängen noch unnötige Aufbewahrung rechtfertigen.

Gesetzlich aufzubewahrende Daten bleiben geschützt und werden ausschließlich für diesen Zweck verarbeitet. Das Unternehmen nennt Anforderung und Frist oder Kriterien, soweit erlaubt. Eigene Buchhaltungsunterlagen als Verantwortlicher sind von bloß im Kundenauftrag aufbewahrten personenbezogenen Daten zu unterscheiden.

18. Aussetzung und Beendigung betroffener Verarbeitung

Kann eine Partei die DPA nicht erfüllen, informiert sie die andere unverzüglich im gesetzlich erlaubten Umfang. Betroffene Verarbeitung wird nötigenfalls ausgesetzt, um rechtswidrige Verarbeitung zu verhindern oder Personen zu schützen, während eine konforme Lösung geprüft wird.

Ein ungelöster wesentlicher Verstoß, rechtswidrige Weisungen oder fehlende notwendige Garantien können die Beendigung betroffener Verarbeitung oder Leistung nach Vertrag und Recht rechtfertigen. Tatsachen, nötige Mitteilung und gegebenenfalls Abhilfemöglichkeit sind zu behandeln. Streit über optionalen Leistungsumfang darf keine zwingenden Datenschutzpflichten umgehen.

Dienstende oder Einschränkung hebt Vertraulichkeits-, Vorfalls-, Unterstützungs-, Rückgabe- und Löschpflichten nicht automatisch auf. Rechtmäßig verbleibende Daten werden weiter geschützt; eine Pflichtantwort oder Rückgabe darf nicht allein zur Erzwingung eines neuen Verarbeiters oder sachfremder Bedingungen zurückgehalten werden.

Finanzielle Folgen richten sich nach Vertrag und Recht, ohne bestehende Erstattungs- oder Abhilfeansprüche zu beseitigen. Beendigung erlaubt keinen neuen unabhängigen Zweck für Kundendaten.

19. Unterstützungskosten und Verantwortung

Jede Partei bleibt für ihre gesetzlichen und DPA-Pflichten verantwortlich. Die vertragliche Haftungszuordnung gilt nur rechtmäßig und vereinbar mit verbindlichen Datenschutzanforderungen und Übermittlungsklauseln. Es entsteht keine automatische Freistellung des Unternehmens für eigenes Verschulden.

Keine Vertragsgrenze beschränkt unabdingbare Betroffenenrechte, Aufsichtsbefugnisse oder gesetzlich nicht begrenzbare Haftung. Gesetzliche Entschädigungs- und Regressverteilung unterliegt den geltenden Bedingungen. Kundenannahme eines Unterauftragsverarbeiters beseitigt die Unternehmensverantwortung nach Artikel 28(4) nicht.

Gewöhnliche geschuldete Unterstützung und Compliance-Informationen dürfen nicht durch versteckte Gebühren bedeutungslos werden. Für zusätzliche Arbeit außerhalb bereits eingeschlossener Vertrags- oder Gesetzespflichten müssen Umfang und Entgelt vorab erläutert und angenommen werden. Kostengespräche dürfen dringende Pflichtmeldungen oder gesetzliche Rechte nicht blockieren.

Beide Parteien kooperieren angemessen und mindern Schäden rechtmäßig. Keine Klausel verlangt doppelte Entschädigung desselben Schadens, garantiert erfolgreiche Ansprüche oder beseitigt zwingend erhaltene Einwendungen.

20. Dokumentenvorrang und anwendbares Recht

Für die spezifische Verarbeitung im Kundenauftrag hat die DPA Vorrang vor widersprechenden allgemeinen Vertragsklauseln. Verbindliche Standardübermittlungsklauseln und zwingendes Datenschutzrecht gehen nach ihren Bedingungen und dem Recht vor. Marketingbeschreibungen oder einseitige Kontobezeichnungen verdrängen diese Pflichten nicht.

Es gilt tschechisches Recht vorbehaltlich Kollisionsregeln und zwingender Vorschriften. Für Vertragsstreitigkeiten sind Prager Gerichte zuständig, soweit die vertragliche Gerichtsstandsvereinbarung wirksam und rechtlich erlaubt ist.

Dies beschränkt weder gesetzliche Beschwerde- oder Gerichtswege Einzelner noch Aufsichtszuständigkeit oder verbindliche Gerichtsstände eines Übermittlungsinstruments. Schriftliche Klärungsversuche dürfen weder dringenden Schutz noch gesetzliche Fristen behindern.

Die Auswirkung unwirksamer oder undurchsetzbarer Bestimmungen auf die übrige DPA richtet sich nach Gesetz. Weite Vertraulichkeits- oder Begrenzungsklauseln dürfen keine sonst zwingende Verarbeitungspflicht aufheben.

21. Änderungen und laufende Einhaltung

Änderungen werden wirksam vertraglich dokumentiert und dem Kunden bereitgestellt. Eine neue öffentliche Fassung genehmigt nicht rückwirkend Verarbeitung, entfernt keine Weisung und ändert die angenommene DPA nicht allein wegen fortgesetzter Nutzung.

Aktualisierungen zur Wirksamkeit von Garantien oder Erfüllung bindenden Rechts respektieren vereinbarten Schutz und Mitteilungs- oder Annahmevorgaben. Unterauftragsänderungen folgen dem gesonderten 30-Kalendertage-Verfahren; eine neue DPA-Veröffentlichung ersetzt diese Mitteilung nicht.

Die Parteien halten Beschreibung, Kontakte, Weisungen, Orte und vertrauliches Verzeichnis angemessen aktuell. Neue Hochrisikotätigkeiten werden vorab geprüft und dokumentiert, statt pauschal als von einer weiten Plattformbeschreibung erfasst zu gelten.

Pflichten zu aufbewahrten Daten, Vertraulichkeit, Unterstützung, Auditnachweisen und rechtmäßiger Rückgabe oder Löschung bestehen fort, solange einschlägig. Nicht sofortige Rechtsdurchsetzung ist allein kein Verzicht auf zwingende Pflichten.

22. Kontakte und Sprachfassungen

DPA-Fragen, dokumentierte Weisungen, Vorfallmeldungen und Anfragen zum vertraulichen Verarbeitungsnachweis richten Sie an team@menuai.pro. Unternehmen ist World Travel Club s.r.o., IČO 07214073, Ostrčilovo náměstí 462/4, Nusle, 128 00 Praha 2, Tschechische Republik. Ein gesonderter Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; dieser Kontakt bearbeitet die Korrespondenz.

Bevollmächtigte Kundenkontakte und Vorfallkanäle ergeben sich aus Vertrag oder späterer wirksamer Weisung. Beide Parteien aktualisieren Angaben und wählen Kanäle nach Dringlichkeit und Sensibilität. Weisungen und vertrauliche Nachweise können angemessene Befugnisprüfung erfordern.

Englische und ukrainische Fassungen sollen gleichwertige Rechte und Pflichten ausdrücken. Keine übergeordnete Sprachpriorität wird eingeführt. Abweichungen werden nach geltenden Auslegungsregeln ohne Beschränkung zwingender Rechte behandelt.

Öffentliche DPA-Verfügbarkeit erfordert keine Veröffentlichung proprietärer Implementierungsdetails. Berechtigte erhalten dennoch nötige Compliance-Nachweise und Empfängerangaben in einem geeigneten rechtmäßigen Verfahren. Geschäftsvertraulichkeit ist keine pauschale Ausnahme von Transparenz-, Genehmigungs- und Auditpflichten.

Anlage 1. Beschreibung der anvertrauten Verarbeitung

Gegenstand und Zweck: bestellte MenuAI-Funktionen für den Kundenbetrieb einschließlich Gästeinteraktionen, Bestellungen, Reservierungen, Veranstaltungen, Lieferung und Treuefunktionen, soweit enthalten. Verarbeitung dient Betrieb und Gast nach rechtmäßigen Weisungen, ohne unabhängigen betriebsübergreifenden Trainings- oder Werbezweck.

Art und Vorgänge: Erhebung über die jeweilige Funktion; Erfassen, Ordnen, Speichern, Abrufen und Anzeigen an befugte Nutzer; Bearbeiten von Weisungen oder Gästeanfragen; notwendige Mitteilung an Befugte; Berichtigung, Einschränkung, Rückgabe und Löschung. Vorgänge und Offenlegungen bleiben innerhalb des aktivierten Dienstes.

Dauer und Häufigkeit: während vertraglicher Verarbeitung bei Dateneingang und Funktionsnutzung; anschließend nur Rückgabe, Löschung oder gesetzlich begrenzte Aufbewahrung nach Abschnitt 17. Rechtmäßige Aufbewahrungsweisungen und dienstbezogene Erledigungsfristen werden im einschlägigen Nachweis festgehalten.

Die folgenden Kategorien gelten nur bei tatsächlicher Bereitstellung oder Weisung für eine bestellte Funktion. Ihre Aufnahme verlangt weder die Erhebung aller Angaben noch ein Konto für jeden Gast.

• Personen: Gäste und Kunden des jeweiligen Betriebs; Personen mit Reservierung, Veranstaltungsteilnahme oder Lieferung; in befugten Buchungen vertretene Personen sowie Beschäftigte oder Geschäftskontakte in operativen Kundenunterlagen. Eigene Kontoverwaltung des Unternehmens ist hiervon getrennt.
• Identität und Kontakt: Namen, Kontaktdaten, betriebsbezogene Gäste- oder Kundenreferenzen und nötige Informationen zur Kommunikation über gewünschte Leistungen. Post- oder Lieferadressen nur, soweit für den Dienst erforderlich.
• Bestellungen und Transaktionen: Artikel, Mengen, Beträge, Bestellstatus, Buchungs- oder Veranstaltungsdetails, Lieferhinweise sowie Zahlungsstatus oder Transaktionsreferenzen aus autorisierten Verfahren. Dies ist keine Weisung, vollständige Kartennummern oder Sicherheitscodes in gewöhnlichen Plattformfeldern zu speichern.
• Beziehungen und Präferenzen: betriebsbezogene Besuchs- oder Treuedaten, Punkte oder Prämien, Sprache, Rückmeldungen, angegebene Präferenzen sowie Geburtsdatum oder Geburtstag, soweit rechtmäßig für einen aktivierten Zweck bereitgestellt. Optionale Angaben bleiben Datenminimierung und rechtmäßigen Grundlagen unterworfen.
• Dienstbezogene technische Informationen: Kennungen, Zugriffs- oder Tätigkeitsaufzeichnungen und Kommunikation für Leistung, Schutz oder Unterstützung, soweit das Unternehmen sie im Kundenauftrag verarbeitet. Aufzeichnungen für eigene Unternehmenszwecke erfordern gesonderte Rollenprüfung.
• Mögliche besondere Kategorien: Allergien, Ernährungsangaben und Freitext können Gesundheit, Religion oder geschützte Eigenschaften offenlegen. Verarbeitung nur mit einer vom Kunden bestimmten Grundlage nach Artikel 6 und Bedingung nach Artikel 9, rechtmäßigen Weisungen und angemessenen Garantien. Keine allgemeine Erlaubnis für sachfremde sensible oder strafrechtliche Verurteilungsdaten entsteht.

Für besondere Kategorien oder Kinderinformationen umfassen Garantien reduzierte Felder und Freitexte, bedarfsgebundenen Zugang, Vermeidung unnötiger Offenlegung, passende Aufbewahrung und Berichtigung oder Löschung. Zusätzlichen Schutzbedarf nennt der Kunde vorab; das Unternehmen nimmt keine ungesicherte Hochrisikonutzung nur wegen eines aufnahmefähigen Textfelds an.

Anlage 2. Erforderliche Sicherheitskontrollen

Dies sind risikogerecht anzuwendende vertragliche Anforderungen für die erfasste Verarbeitung. Sie beschreiben Schutzziele und Verantwortungen ohne Offenlegung proprietärer Umsetzung. Sie bescheinigen weder bestimmte Zertifizierung, unabhängigen Audit, Wiederherstellungszeit noch konkrete Implementierung. Der Kunde hat vor Datenüberlassung Anspruch auf Bewertungsinformationen.

• Steuerung und Vertraulichkeit: Datenschutz- und Sicherheitsverantwortung zuweisen, angemessene Handhabungsweisungen erteilen, Personal vertraulich verpflichten und Zugang sowie Schulungsbedarf prüfen.
• Zugangskontrolle: Befugte identifizieren, Authentifizierung und Zugangswiederherstellung schützen, rollen- und aufgabengerecht berechtigen und nicht mehr begründeten Zugang entziehen. Privilegierter Zugang erfordert wirkungsgerechten Schutz.
• Trennung der Kundeninformationen: Zugriff auf autorisierten Kunden- und Betriebskontext beschränken und gewöhnlichen Fremdkundenzugriff verhindern. Support und Verwaltung benötigen befugten Zweck und Aufsicht.
• Übertragung und Speicherung: gegen unbefugten Zugang und Veränderung bei Kommunikation und Speicherung risikogerecht schützen, einschließlich angemessener Verschlüsselung; Zugangsdaten und sicherheitssensibles Material vor Offenlegung schützen.
• Minimierung und Handhabung: Erhebung, Kopien, Offenlegung und Aufbewahrung auf den angewiesenen Zweck begrenzen; unnötige personenbezogene Diagnosedaten vermeiden und Support- oder Verifikationsinformationen schützen.
• Betriebsintegrität: relevante Konfiguration und Änderungen steuern, erkannte Schwachstellen risikogerecht dringend bearbeiten und wesentliche Schutzänderungen bewerten. Keine Kundendaten für sachfremde Tests oder Vorführungen verwenden.
• Tätigkeitsnachweise und Erkennung: angemessene Sicherheitszugriffs- und Aktionsnachweise für Erkennung, Untersuchung und Compliance erhalten, Zugriff beschränken und unnötige sensible Inhalte vermeiden.
• Verfügbarkeit und Wiederherstellung: dienst- und risikogerechte Vorkehrungen für Belastbarkeit, nötige geschützte Wiederherstellungskopien und Wiederherstellung von Zugang und Verfügbarkeit nach Vorfällen vorhalten. Verfahren angemessen regelmäßig bewerten und testen; kein unvereinbartes numerisches Wiederherstellungsziel entsteht.
• Vorfallreaktion: Meldeweg bereitstellen, Verdachtsfälle bewerten, Verletzungen eindämmen, Beweise erhalten und nach Abschnitt 13 melden und helfen. Ein Abschlussbericht ist keine Voraussetzung der Erstmeldung.
• Aufbewahrung und Entsorgung: rechtmäßige Einschränkungs-, Rückgabe- und Löschweisungen umsetzen, Restkopien kontrollieren und Umgehung wirksamer Löschungen oder Einschränkungen durch Wiederherstellung verhindern. Entsorgung betrifft Kopien, nicht nur sichtbare Kontobezeichnungen.
• Lieferantenaufsicht: Unterauftragsverarbeiter prüfen, gleichwertige Pflichten auferlegen, Genehmigungen und Orte dokumentieren und Änderungen oder Übermittlungsrisiken vor Beginn prüfen.
• Überprüfung und Nachweise: Kontrollen regelmäßig auf Wirksamkeit prüfen, wesentliche Feststellungen und Abhilfe dokumentieren und erforderliche Compliance-Informationen und Auditkooperation liefern. Zertifizierungsaussagen brauchen ein aktuelles einschlägiges Zertifikat und folgen nicht aus diesen Anforderungen.

Kundenspezifische Maßnahmen, Risikofeststellungen oder Zusatzgarantien werden vor Beauftragung geschützt dokumentiert. Können vereinbarte Anforderungen nicht erfüllt werden, ist dies zu lösen oder die Tätigkeit zu unterlassen; ein öffentlicher Sicherheitstext schließt die Lücke nicht.

Anlage 3. Kundenspezifischer Verarbeitungsnachweis und vertrauliches Verzeichnis

Bestellung und zurechenbarer schriftlicher oder elektronischer Nachweis nennen Kunde, Dienst, Annahmedatum, bevollmächtigte Kontakte und erforderliche Weisungen. Der aktuelle Nachweis ist beiden Parteien verfügbar und wird nicht allein durch Lesen dieses öffentlichen Dokuments ausgefüllt.

Vor Genehmigung eines relevanten Unterauftragsverarbeiters übergibt das Unternehmen das aktuelle Verzeichnis geschützt. Es nennt Rechtsträger, Leistung oder Aufgabe, Verarbeitungs- und Zugriffsorte, Übermittlungsgarantien sowie Version oder Datum. Genehmigung und Dienstgrenzen werden der jeweiligen Fassung zugeordnet.

Der Nachweis enthält notwendige vereinbarte Datenkategorien, besonderen Schutz, Rückgabe- oder Löschverfahren und weitere Kontrollbelege. Nur bestellte Funktionen und rechtmäßige Weisungen sind enthalten. Wesentliche Informationslücken müssen vor Beauftragung geschlossen werden.

Bei Änderungen bewahrt das Unternehmen Mitteilung, geplanten Beginn, Einwände, Lösung und aktualisierten Nachweis auf. Benachrichtigungen folgen Abschnitt 10 statt regelmäßiger Entdeckung einer geänderten Liste durch den Kunden.

Verzeichnis und Sicherheitsbelege müssen nicht öffentlich erscheinen, sind aber dem Kunden und anderen Berechtigten gesetzeskonform geschützt bereitzustellen. Vertraulichkeitsabreden dürfen schützen, jedoch nicht gesetzlich zustehende Auskünfte an Betroffene oder Behörden verhindern.