Własny dowóz czy platforma? Sprawdź, ile zostaje restauracji z zamówienia

Piątek, kilka minut po zamknięciu niewielkiej osiedlowej restauracji. Na ekranie platformy dostawczej widać udany wieczór: zamówień było sporo, koszyki miały przyzwoitą wartość. Właściciel przegląda jednak rozliczenie i wraca do pytania, które powtarza się od tygodni: skoro jedzenie sprzedaje się tak dobrze, dlaczego po odjęciu opłat zostaje mniej, niż się spodziewał?

W tym samym czasie pojawia się pomysł uruchomienia własnego dowozu. Okolica jest gęsto zabudowana, część klientów zamawia regularnie, a kuchnia ma już doświadczenie w przygotowywaniu posiłków na wynos. Tyle że kurier nie kosztuje wyłącznie wtedy, gdy wiezie jedzenie. Zdarzają się puste przebiegi, długie postoje i pojedyncze zamówienia na drugi koniec dzielnicy.

Czy lepiej płacić prowizję platformie, czy organizować dostawy samodzielnie? Odpowiedź nie wynika z samego procentu prowizji. Trzeba porównać to samo zamówienie, te same ceny i wszystkie koszty, które zmieniają się wraz z kanałem sprzedaży. Dopiero później można zdecydować, gdzie restauracji opłaca się rozwijać własny dowóz, a gdzie rozsądniej pozostać przy pośredniku.

Pełny koszyk w aplikacji to jeszcze nie dobry wynik

Platforma pokazuje wartość sprzedaży, ale o wyniku konkretnego zamówienia decyduje to, co pozostaje po jego obsłużeniu. Zanim restauracja zapłaci za czynsz, stały personel i pozostałe koszty utrzymania lokalu, musi pokryć przynajmniej składniki, opakowanie, płatność oraz koszty pozyskania i dostarczenia zamówienia.

Najłatwiej przeoczyć rabaty. Jeżeli restauracja finansuje promocję obniżającą cenę posiłku, nie może równocześnie liczyć pełnej ceny jako swojego przychodu. Trzeba też ustalić, od jakiej kwoty naliczana jest prowizja: od ceny przed rabatem, po rabacie, a może według innych zasad przewidzianych umową. Do tego mogą dojść opłaty za dodatkową widoczność lub udział w akcji promocyjnej.

Nie ma jednej stawki prowizji, którą można uczciwie przypisać wszystkim platformom w Polsce. Warunki zależą od umowy i wybranego modelu obsługi, w tym od tego, kto wykonuje dowóz. Dlatego rozliczenie konkretnego lokalu jest znacznie ważniejsze niż procent znaleziony w artykule porównawczym.

Własny kanał też nie jest darmowy. Restauracja nie płaci zewnętrznemu agregatorowi prowizji za pośrednictwo w zamówieniu złożonym bezpośrednio w restauracji, ale ponosi koszty kuriera, obsługi płatności, promocji własnego kanału oraz samej organizacji dostaw. Brak jednej prowizji nie oznacza braku pozostałych opłat.

Ta sama kolacja: 68 zł czy 76 zł na pokrycie dalszych kosztów?

Weźmy przykładowe zamówienie na kolację dla dwóch osób. Porównujemy dwa sposoby sprzedaży dokładnie tego samego jedzenia, w tym samym okresie i przy identycznym rabacie. Kwoty są umowne, służą pokazaniu metody i nie przedstawiają rzeczywistych stawek polskich firm.

Cena jedzenia przed promocją wynosi 200 zł netto. Restauracja udziela rabatu 8 zł netto, więc do rachunku ekonomicznego przyjmujemy 192 zł przychodu netto. Klient nie płaci osobnej opłaty za dowóz w żadnym wariancie. Wszystkie poniższe wartości są liczone bez VAT; podatek naliczony, który restauracja ma prawo odliczyć, nie powiększa kosztu składników ani opakowań. To kwoty do wewnętrznej kalkulacji, nie ceny brutto prezentowane gościom.

* W obu kolumnach przyjęto tę samą umowną opłatę płatniczą, wyłącznie dla porównywalności. W praktyce zasady rozliczeń mogą być różne. ** W tym przykładowym kontrakcie platforma zapewnia dowóz w ramach swojej prowizji; restauracja nie dopłaca osobno za kuriera. Nie jest to zasada obowiązująca u wszystkich dostawców.

Wariant bezpośredni pozostawia o 8 zł więcej z tego samego zamówienia. Różnica bierze się stąd, że zamiast 48 zł prowizji restauracja ponosi łącznie 40 zł dodatkowych kosztów własnego kanału: 28 zł dowozu, 8 zł pozyskania lub utrzymania zamówienia i 4 zł pozostałej obsługi.

To nie jest 8 zł dodatkowego zysku netto. Oba wyniki — 68 zł i 76 zł — są kwotami pozostającymi po wyliczonych kosztach zmiennych, z których trzeba jeszcze pokryć odpowiednie koszty stałe restauracji. Uruchomienie dowozu może wymagać dodatkowego etatu, pojazdu, sprzętu lub opłat za system. Takie koszty również trzeba uwzględnić w decyzji o całym przedsięwzięciu.

Aby wstawić własną wartość koszyka, rabat, prowizję i koszty kuriera, można skorzystać z bezpłatnego kalkulatora opłacalności dostaw MenuAI. Pozwala porównać scenariusze bez opierania decyzji na samej wysokości prowizji.

Jeden daleki adres potrafi odwrócić wynik

Powyższe porównanie działa tylko przy przyjętych kosztach. Osiedlowy dowóz bywa korzystny, gdy zamówienia skupiają się blisko restauracji i kurier nie spędza większości zmiany na dojazdach. Inaczej wygląda kurs pod odległy adres, zwłaszcza późnym wieczorem.

Załóżmy, że koszt własnego dowozu rośnie z 28 zł do 44 zł, a wszystkie pozostałe wartości pozostają bez zmian. Z bezpośredniego zamówienia zostaje wówczas 60 zł, podczas gdy wariant platformowy nadal daje 68 zł. Przewaga zmienia stronę, mimo że prowizja agregatora się nie zmieniła.

W naszym przykładzie graniczny zmienny koszt dowozu wynosi 36 zł. Przy tej kwocie obie drogi pozostawią po 68 zł na pokrycie kolejnych kosztów. Powyżej tej granicy własny kanał wypada słabiej — przynajmniej w rachunku jednego zamówienia i przy pominięciu dodatkowych kosztów stałych.

Nie oznacza to, że należy mierzyć koszt każdego kursu wyłącznie liczbą kilometrów. Liczy się także czas pracy, oczekiwanie na posiłek, możliwość połączenia kilku adresów i to, czy następny kurs rozpocznie się blisko restauracji. Dwóch klientów przy tej samej ulicy może zmienić ekonomię całej trasy; pojedyncze zamówienie w szczycie może natomiast odciągnąć kuriera na długo.

Szczególnie ostrożnie trzeba liczyć koszt pracownika. Jeżeli kurier otrzymuje stałe wynagrodzenie za zmianę, nie można po prostu uznać jego pracy za darmową w każdym dodatkowym zamówieniu. Na potrzeby decyzji o utrzymywaniu usługi należy uwzględnić koszt dyżuru i rzeczywiste wykorzystanie czasu. Jednocześnie nie wolno dodać pełnego kosztu tego samego wynagrodzenia drugi raz, jeśli został już uwzględniony w stawce przypisanej do zamówienia.

Platforma może się opłacać nawet wtedy, gdy zostawia mniej na zamówieniu

Jest jeszcze pytanie, którego nie rozstrzyga żadna tabela kosztów: czy restauracja w ogóle otrzymałaby to zamówienie bez platformy?

Jeśli stały klient zna lokal, mieszka trzy przecznice dalej i sam wybiera bezpośredni kanał, porównanie 68 zł z 76 zł ma sens. Restauracja rozpatruje dwa możliwe sposoby realizacji tego samego popytu.

Jeżeli jednak ktoś pierwszy raz odkrył restaurację w aplikacji i bez niej nie złożyłby zamówienia, wariantem alternatywnym może być po prostu brak sprzedaży. Wtedy nawet niższy dodatni wkład z platformy ma wartość — pod warunkiem, że kuchnia ma możliwość przyjęcia zamówienia bez wypierania innej, bardziej opłacalnej sprzedaży.

Dlatego strategia „zlikwidujmy prowizje” nie jest strategią dostaw. Platforma może pełnić funkcję kanału pozyskiwania nowych gości, a własne zamówienia — wygodnej drogi powrotu dla osób, które chcą zamawiać bez pośrednika. Nie ma gwarancji, że klienci samoczynnie zmienią sposób zamawiania. Nie można też zakładać prawa do wykorzystywania danych klientów platformy do własnego marketingu; znaczenie mają warunki umowy oraz zasady ochrony danych i komunikacji marketingowej.

Istotna jest również pora. W spokojny wtorek kuchnia może przyjąć dodatkowy obiad bez zakłócania pracy. W piątkowy wieczór kolejne zamówienie może wydłużyć czas przygotowania także dla gości na sali. Wówczas sama dodatnia marża na dostawie nie wyczerpuje rachunku.

Własny dowóz zaczyna się przed wyjazdem kuriera

Łatwo uznać, że do uruchomienia dowozu wystarczy telefon i kierowca. W praktyce największe problemy potrafią zacząć się wcześniej: zamówienie przyjęto poza realną strefą obsługi, w menu nadal widnieje wyprzedany produkt, kuchnia podaje nieosiągalny termin albo kurier przyjeżdża po jedzenie, które dopiero trafiło na patelnię.

W niewielkim lokalu najlepiej zacząć od granic, które zespół potrafi utrzymać. Można wyznaczyć krótki obszar dostawy, godziny z dostępnym kurierem i osobę odpowiedzialną za przekazanie gotowego zamówienia. Przed przyjęciem zlecenia trzeba wiedzieć, dokąd pojedzie posiłek i czy zespół ma czas, żeby go przygotować. Jeśli zamówienie wymaga uzgodnienia adresu lub czasu, lepiej zrobić to przed rozpoczęciem pracy kuchni.

Przy pakowaniu przydaje się prosty zestaw kontroli: zgodność pozycji z zamówieniem, dodatki i napoje, komplet sztućców tam, gdzie są potrzebne, prawidłowy adres i czytelne oznaczenie torby. Po wyjeździe kuriera musi być też wiadomo, kto odbiera telefon od gościa, kiedy pojawi się problem z dostawą. Sama możliwość przyjmowania większej liczby zamówień nie zwiększa liczby porcji, które kuchnia zdoła przygotować.

Na początek warto prześledzić kilka rzeczywistych zmian, a nie od razu zatrudniać cały zespół kierowców. Zapisz liczbę zrealizowanych kursów, czas zajętości kuriera, odległe adresy, przypadki ponownego dowozu i koszty niewydanych lub reklamowanych zamówień. Dopiero zestawienie tego z liczbą zamówień pokaże, czy własny dowóz ma sens przez cały dzień, czy tylko w wybranych godzinach.

Jak MenuAI pomaga prowadzić własny kanał zamówień i dostaw

Własny dowóz jest znacznie łatwiejszy do rozwijania, gdy restauracja ma także własną drogę przyjmowania zamówień. W MenuAI gość może wybrać potrawy w cyfrowym menu i złożyć zamówienie bezpośrednio w kanale restauracji. Pracownik aktualizuje ofertę i oznacza niedostępne pozycje, zamiast pozostawiać w menu dania, których kuchnia nie przygotuje.

To początek całego procesu, a nie jego koniec. Po otrzymaniu zamówienia zespół musi sprawdzić możliwość realizacji, przygotować jedzenie i przekazać je do doręczenia. Profesjonalny moduł własnej dostawy MenuAI pomaga restauracji uporządkować ten proces: od obsługi zamówienia przez przygotowanie posiłku po organizację dostarczenia go gościowi. Lokal rozwija w ten sposób własny kanał, zamiast kierować każde zamówienie przez zewnętrznego agregatora.

Dla właściciela osiedlowego lokalu oznacza to możliwość połączenia dwóch decyzji: gdzie przyjmować zamówienia i na jakich zasadach je dostarczać. Platformy można nadal wykorzystywać tam, gdzie docierają do nowych odbiorców albo gdzie samodzielny kurs byłby zbyt kosztowny. Własny kanał można rozwijać w obsługiwanej okolicy, zwłaszcza wśród gości, którzy chcą ponownie zamówić bezpośrednio.

Nie znikają przy tym koszty kuriera, płatności, promocji, oprogramowania ani obsługi wyjątkowych sytuacji. Przy zamówieniu przyjętym bezpośrednio i obsłużonym we własnym kanale nie powstaje natomiast prowizja zewnętrznego agregatora za pośrednictwo przy tym zamówieniu. Właśnie dlatego warto jednocześnie prowadzić rachunek kosztów i sprawnie organizować dostawę. Więcej o możliwościach dla lokali prowadzących dowóz znajduje się na stronie MenuAI poświęconej zamówieniom i dostawie.

Częste pytania o opłacalność dostaw

Czy własny kurier jest tańszy, jeśli już pracuje w restauracji?

Niekoniecznie. Przy pojedynczym dodatkowym zamówieniu dodatkowy wydatek może być niewielki, ale przy ocenie sensu utrzymywania własnego dowozu trzeba uwzględnić wynagrodzenie za dyżur, wykorzystanie czasu i koszty pojazdu. Ten sam koszt należy ująć tylko raz: albo jako odpowiednio przypisaną kwotę na kurs, albo w analizie kosztów stałych i zmiennych całej usługi.

Co zrobić, jeśli gość płaci osobno za dostawę?

Sprawdź, kto faktycznie otrzymuje tę opłatę. Jeśli wpływa do restauracji, należy uwzględnić ją po stronie jej przychodów na odpowiedniej podstawie podatkowej. Jeśli zatrzymuje ją platforma, nie jest przychodem lokalu. Koszt kuriera pozostaje osobną pozycją; nie można utożsamiać opłaty zapłaconej przez gościa z wynagrodzeniem za wykonanie kursu.

Czy warto przyjmować zamówienia z platformy, gdy kuchnia jest pełna?

Nie zawsze. Dodatni wkład z zamówienia nie przesądza o jego opłacalności, jeśli przyjęcie go opóźnia obsługę sali albo zmusza do rezygnacji z innej sprzedaży. Przy szczytowym obciążeniu trzeba uwzględnić realną przepustowość kuchni, czas wydania i koszt błędów wynikających z pośpiechu.

Czy wystarczy porównać miesięczny obrót z platformy i własnego kanału?

Nie. Kanały mogą różnić się liczbą nowych klientów, wielkością koszyków, rabatami, odległością dowozu i godzinami zamówień. Najpierw porównuj możliwie podobne zamówienia oraz ich koszt obsługi. Dopiero potem analizuj miesięczny wynik, uwzględniając stałe koszty i faktyczną liczbę doręczeń.

---

Nie każdy adres wymaga tego samego kanału

Przed decyzją o własnym dowozie właściciel powinien odpowiedzieć sobie na trzy praktyczne pytania. Z jakich adresów pochodzi wystarczająco dużo zamówień, żeby kurier nie jeździł głównie z jednym pudełkiem? Ile kosztuje rzeczywista obsługa tych kursów, również poza godzinami największego ruchu? I jaka część sprzedaży z platform jest dla restauracji nowym popytem, którego nie pozyskałaby samodzielnie?

Odpowiedzi mogą prowadzić do modelu mieszanego: własna dostawa w najbliższej okolicy, platforma dla dalszych adresów i osób poznających restaurację, a odbiór osobisty dla gości, którym jest po drodze. Nie trzeba wybierać jednego rozwiązania dla wszystkich zamówień.

Załóżmy dodatkowo 800 zł nowych kosztów stałych miesięcznie, których nie uwzględniono w tabeli. Jeśli każda z 100 faktycznie przeniesionych z platformy do własnego kanału zamówień nadal pozostawia o 8 zł więcej, sama ta różnica pokryje 800 zł. Nie oznacza to jeszcze dodatkowego zysku: jeśli zamówień będzie mniej albo koszty kursów wzrosną, ta kalkulacja przestanie się spinać. Nie wolno też po raz drugi doliczać etatu kuriera, jeśli jego koszt zawarto już w stawce przypisanej do zamówienia.

Jeśli po sprawdzeniu kosztów chcesz rozwijać własne zamówienia i dowóz, możesz założyć konto MenuAI i porównać plany MenuAI. Najważniejsze jednak, aby najpierw ustalić, które kursy rzeczywiście zostawiają restauracji pieniądze, a które tylko podnoszą obrót.