Lieferplattform oder eigener Lieferservice: Was bleibt pro Bestellung übrig?

Die Abendspitze ist vorbei. Auf der Arbeitsfläche liegen die letzten Lieferbons, in der Küche wird geputzt. Im Portal sieht der Betreiber eines Restaurants, wie viele Bestellungen eingegangen sind. Die Abrechnung zeigt allerdings einen deutlich kleineren Auszahlungsbetrag. Der erste Gedanke liegt nahe: Wenn unsere Gäste direkt bei uns bestellen und wir selbst ausliefern, sparen wir die Plattformprovision.

Dann kommt die zweite Frage. Wer fährt die Bestellung ans andere Ende des Stadtteils, während vor der Küche schon die nächsten Taschen warten? Ein eigener Fahrer ist schließlich nicht kostenlos, nur weil die Provision entfällt. Und wenn er zwanzig Minuten unterwegs ist, kann er in dieser Zeit keine zweite Tour übernehmen.

Genau hier entscheidet sich, ob ein eigener Lieferservice wirtschaftlich sinnvoll ist. Nicht auf der Provisionsabrechnung allein, sondern zwischen Wareneinsatz, Verpackung, Fahrzeit, Bestelldichte und der Herkunft der Gäste.

Erst die Auszahlung verstehen, dann über die Provision streiten

Die Anzeige „Bestellumsatz“ ist nicht die Summe, die dem Restaurant zur Deckung seiner Kosten bleibt. Bei Lieferplattformen können vom Verkaufserlös unter anderem vom Restaurant finanzierte Rabatte, Provisionen und vertraglich vereinbarte Zusatzleistungen abgehen. Zutaten und Verpackung bezahlt das Restaurant ebenfalls – unabhängig davon, welche Zahlen auf dem Auszahlungsbeleg stehen.

Entscheidend ist zudem, worauf die Provision berechnet wird. Bemessungsgrundlage, Liefermodell und Zusatzgebühren hängen vom Vertrag ab.

Die Abrechnung gehört deshalb neben die betriebliche Kalkulation: Nettoerlös nach eigenen Rabatten, Zutaten, Verpackung, Zahlungsgebühren und der tatsächliche Leistungsumfang der Plattform.

Erst dann lässt sich der gleiche Auftrag mit einer direkten Bestellung vergleichen. Eine Auszahlung ist kein Gewinnbericht, und selbst ein positiver Deckungsbeitrag ist noch kein Reingewinn.

Derselbe Auftrag, zwei Wege zum Gast

Nehmen wir einen rein fiktiven Beispielauftrag mit Speisen im Wert von 50 Euro ohne Umsatzsteuer. Das Restaurant gewährt in beiden Varianten denselben Rabatt von 2 Euro netto. Es bleiben 48 Euro Nettoerlös. Der Gast zahlt in beiden Fällen keine separate Liefergebühr; der Betrieb übernimmt die Zustellungskosten im jeweiligen Modell.

Für die Lebensmittel fallen 16 Euro an, für die Verpackung 2 Euro. Die Zahlungsabwicklung setzen wir in beiden Fällen vereinfachend mit 1 Euro an. Alle Kostenbeträge sind ohne abzugsfähige Vorsteuer gerechnet. Die Werte sind keine deutschen Branchenmittel oder realen Anbietergebühren.

In der ersten Variante kommt der Auftrag über eine Lieferplattform. Unsere angenommene Provision beträgt 25 Prozent auf die 48 Euro nach Rabatt, also 12 Euro. Für dieses Beispiel ist die Auslieferung damit abgedeckt: Dem Restaurant entsteht kein weiterer Kurierposten. Zusätzliche kostenpflichtige Plattformleistungen gibt es in dieser Modellrechnung nicht.

In der zweiten Variante bestellt der Gast direkt beim Restaurant, das selbst ausliefert. Eine Vermittlungsprovision an eine fremde Lieferplattform entfällt. Dafür kalkulieren wir 7 Euro für Fahrer und Zustellung, 2 Euro für die Gewinnung oder Bindung dieses Direktkunden und 1 Euro für sonstige unmittelbar durch den Auftrag ausgelöste Abläufe.

In diesem Beispiel bleiben bei der Direktbestellung 2 Euro mehr je Auftrag, bevor zusätzliche Fixkosten für den eigenen Lieferservice berücksichtigt werden. Der Rabatt wurde bereits vom Erlös abgezogen und darf nicht noch einmal als Kostenposition auftauchen. Ebenso wurde die Plattformzustellung nicht ein zweites Mal berechnet.

Das Ergebnis ist kein Beweis dafür, dass Direktbestellungen grundsätzlich günstiger sind. Es ist ein Vergleich unter ganz bestimmten Voraussetzungen. Wer eigene Zahlen einsetzen möchte, kann beide Varianten mit dem kostenlosen Delivery-Profit-Rechner von MenuAI gegenüberstellen.

Eine lange Fahrt kann die Rechnung umdrehen

In der Praxis entscheidet häufig nicht die Provision, sondern die Fahrzeit. Eine Lieferung in die Nachbarstraße lässt sich womöglich mit einer weiteren Bestellung verbinden. Eine einzelne Bestellung am Rand des Liefergebiets bindet denselben Fahrer deutlich länger.

Bleiben alle Werte unseres Beispiels gleich, steigen aber die Kosten der eigenen Zustellung von 7 auf 11 Euro, dann verbleiben beim direkten Auftrag nur noch 15 Euro. Über die Plattform wären es weiterhin 17 Euro. Die Reihenfolge hat sich umgekehrt – obwohl die Plattformprovision unverändert ist.

Die rechnerische Grenze liegt bei 9 Euro Zustellkosten: Zusammen mit den übrigen 3 Euro direkten Zusatzkosten entspricht das exakt der Plattformprovision von 12 Euro. Beide Wege lassen dann 17 Euro Beitrag nach den angesetzten variablen Kosten.

Allerdings ist auch diese Grenze noch keine vollständige Wirtschaftlichkeitsrechnung. Ein angestellter Fahrer muss möglicherweise für einen ganzen Abend eingeplant werden, selbst wenn zwischen den Touren nichts zu fahren ist. Ein Dienstfahrzeug verursacht ebenfalls Kosten, auch wenn es vor der Tür steht. Werden die 7 Euro bereits als vollständig kalkulierter Kostenanteil des Fahrers angesetzt, dürfen Gehalt und dieselben Fahrzeugkosten nicht noch einmal zusätzlich pro Bestellung abgezogen werden.

Umgekehrt gilt: Wer nur die zusätzlichen Kilometer eines ohnehin bezahlten Mitarbeiters zählt, unterschätzt womöglich die Kosten, die bei wachsendem Liefervolumen für weitere Schichten entstehen. Für die Entscheidung über einen eigenen Lieferservice muss deshalb klar sein, welche Kosten unmittelbar mit dem einzelnen Auftrag schwanken und welche unabhängig davon anfallen.

Auch der Umfang entscheidet: Würden für einen eigenen Bestell- und Lieferbetrieb beispielsweise 400 Euro zusätzliche Fixkosten im Monat anfallen, die noch nicht in den angenommenen 7 Euro Zustellkosten je Auftrag stecken, müssten bei 2 Euro Vorteil pro verlagertem Auftrag mindestens 200 vergleichbare Bestellungen im Monat von der Plattform in den eigenen Kanal wechseln, um allein diese Fixkosten auszugleichen (400 ÷ 2 = 200). Das ist eine weitere Modellannahme, kein Branchenwert. Sind solche Kosten bereits in den Zustellkosten enthalten, dürfen sie nicht erneut abgezogen werden.

Die entscheidende Größe ist oft die Zahl der Aufträge pro Tour

Ein eigener Lieferservice kann bei regelmäßigen Bestellungen in einem begrenzten Gebiet gut zum Betrieb passen. Wenn mehrere Gäste in benachbarten Straßen ungefähr zur selben Zeit bestellen, lässt sich die Arbeitszeit des Fahrers anders nutzen als bei verstreuten Einzelaufträgen.

Dafür muss der Restaurantleiter nicht sofort komplexe Touren planen. Eine einfache Auswertung der letzten Lieferabende kann schon zeigen, was für den Betrieb typisch ist: Wo liegen die häufigsten Lieferadressen? Wann kommen Aufträge dicht aufeinander? Wie häufig fährt der Kurier nur eine Tasche aus? Wann steht er bereit, obwohl die Küche noch nicht fertig ist?

Wichtig ist dabei auch der Übergabepunkt. Wird ein Fahrer losgeschickt, bevor das Essen verpackt ist, wartet er am Restaurant. Ist das Essen längst fertig, bevor der Fahrer zurückkommt, leidet unter Umständen die Qualität. Ein eigener Kanal verlangt daher klare Absprachen darüber, wann eine Bestellung fertiggestellt, verpackt und übergeben wird – nicht nur jemanden mit einem Auto oder Fahrrad.

Ein enges eigenes Liefergebiet und ein anderer Lieferweg für Randadressen können sinnvoller sein, als jeden Auftrag selbst fahren zu wollen. Zusätzliche Bestellungen dürfen auch die Küche nicht überlasten.

Ein günstigerer Lieferweg nützt wenig, wenn neue Aufträge zu verspätetem Essen, Reklamationen oder verlorenen Bestellungen im Gastraum führen.

Nicht jeder Plattformauftrag wäre sonst direkt gekommen

Bei der Entscheidung für oder gegen Lieferplattformen wird leicht übersehen, dass es zwei sehr unterschiedliche Situationen gibt.

Erster Fall: Ein Stammgast kennt das Restaurant bereits und hätte dieselbe Mahlzeit auch direkt bestellt. Gelingt es, diesen Auftrag über den eigenen Kanal abzuwickeln, ist der Vergleich der beiden Beiträge sinnvoll – vorausgesetzt, Leistung, Preis und tatsächliche Zusatzkosten sind vergleichbar.

Zweiter Fall: Ein Gast entdeckt das Restaurant überhaupt erst auf einer Lieferplattform. Ohne diese Sichtbarkeit wäre der Auftrag möglicherweise nicht entstanden. Dann lautet die wirtschaftliche Frage nicht „17 Euro über die Plattform oder 19 Euro direkt?“, sondern zunächst „17 Euro zusätzlicher Beitrag oder gar kein Auftrag?“ – immer unter der Voraussetzung, dass genügend Kapazität vorhanden ist und keine andere, bessere Bestellung verdrängt wird.

Darum können sich beide Wege ergänzen: Plattformen erschließen Nachfrage, der eigene Kanal dient auch Wiederbestellern.

Wiederbesteller gewinnt man aber nicht allein mit einem QR-Code, sondern mit einem verlässlichen Angebot. Kontaktdaten aus Plattformaufträgen sind zudem nicht automatisch für das eigene Marketing nutzbar; rechtliche Vorgaben und Verträge sind zu beachten.

Eigene Auslieferung heißt: den gesamten Auftrag beherrschen

Wer den direkten Bestellweg ausbaut, muss mehr organisieren als die Fahrt vom Restaurant zur Haustür. Der Gast möchte die Karte verstehen, bestellen und wissen, was mit seinem Essen passiert. In der Küche muss klar sein, welche Gerichte zubereitet werden. Das Team braucht die richtige Lieferadresse, eine realistische Zeitabsprache und einen Plan, falls ein Artikel ausverkauft ist oder ein Fahrer sich verspätet.

MenuAI verbindet dafür einen direkten Bestellkanal mit einem professionellen Modul für den eigenen Lieferservice. Gäste bestellen über das digitale Angebot des Restaurants, ohne dafür zu einer Lieferplattform wechseln zu müssen. Der Betrieb verwaltet seine Speisekarte selbst, passt die Verfügbarkeit ausverkaufter Gerichte an und bearbeitet die eingehenden Direktbestellungen. Das Liefermodul unterstützt das Team dabei, die eigene Auslieferung als Teil dieses Ablaufs zu organisieren.

Damit kontrolliert das Restaurant den Weg von der Bestellung bis zur Übergabe selbst. Gerade deshalb braucht es klare Zuständigkeiten: Wer prüft die Lieferadresse, stimmt den Zeitpunkt mit der Küche ab und kümmert sich um Verzögerungen? Die Software hilft, den Prozess zu organisieren; sie ersetzt weder die Fahrer noch die Abstimmung im Team.

Damit entfällt bei direkt angenommenen und selbst ausgelieferten Bestellungen die Vermittlungsprovision eines externen Aggregators für genau diesen Auftrag. Fahrer, Zahlungsabwicklung, Marketing, Software und übrige Betriebskosten verschwinden dadurch nicht. Die Organisation eigener Lieferungen ist außerdem etwas anderes als die technische Anbindung externer Lieferplattformen.

Mehr zum Aufbau dieses Bestellwegs steht bei den MenuAI-Funktionen für Direktbestellungen und eigene Lieferung.

So trifft ein Restaurant eine Entscheidung, die auch nächsten Monat noch trägt

Statt den Wechsel mit einer allgemeinen Aussage über „zu hohe Provisionen“ zu begründen, lohnt sich ein begrenzter Praxistest. Zunächst werden vergleichbare Bestellungen ausgewählt: etwa die häufig verkauften Abendgerichte in derselben Lieferzone. Für jeden Kanal werden dieselben Nettoverkaufspreise, tatsächlich getragenen Rabatte sowie Zutaten- und Verpackungskosten angesetzt. Dazu kommen die kanalabhängigen Kosten.

Danach sollten die Touren betrachtet werden. Nicht der günstigste einzelne Direktauftrag ist entscheidend, sondern was bei kurzen Fahrten, Randadressen und in der stärksten Stunde tatsächlich passiert. Wer bereits Fahrer beschäftigt, braucht außerdem eine nachvollziehbare Rechnung für deren Bereitschaftszeit und die längerfristige Besetzung. Zusätzliche feste Ausgaben für Fahrzeuge, Personal oder Systeme gehören in die Gesamtentscheidung, nicht versteckt als zweiter Kurierposten in dieselbe Bestellung.

Schließlich ist zu unterscheiden, woher die Aufträge kommen. Ein paar Stammgäste mit gut planbaren Lieferadressen sind eine andere Ausgangslage als viele unregelmäßige Erstbestellungen über eine Plattform. Der Betrieb kann daraufhin sein eigenes Liefergebiet, die Besetzung und die Kommunikation für Direktbestellungen gezielt gestalten – und den anderen Kanal dort behalten, wo er wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll bleibt.

Der Vergleich gehört regelmäßig auf den Prüfstand: Bestellmengen, Tourenzeiten, Wareneinsatz, Reklamationen und Küchenauslastung ändern sich.

Häufige Fragen zur Wirtschaftlichkeit von Restaurantlieferungen

Ist die Liefergebühr, die der Gast bezahlt, zusätzlicher Umsatz des Restaurants?

Nur wenn das Restaurant diese Gebühr tatsächlich erhält. Vereinnahmt die Plattform das Lieferentgelt selbst, gehört es nicht automatisch zum Restaurantumsatz. Bekommt das Restaurant die Gebühr, muss sie auf derselben steuerlichen Basis wie die übrigen Erlöse berücksichtigt werden. Die Auszahlung an den Fahrer bleibt davon getrennt ein Kostenposten. Im obigen Beispiel ist die Liefergebühr für den Gast in beiden Varianten null.

Wie berechne ich einen Fahrer, der ohnehin Schicht hat?

Für einen zusätzlichen Auftrag ist zunächst wichtig, welche Mehrkosten wirklich entstehen – beispielsweise zusätzliche bezahlte Fahrzeit oder direkt zurechenbare Fahrzeugkosten. Bei der grundsätzlichen Entscheidung über einen eigenen Lieferservice müssen aber auch reguläre Schichten, Bereitschaftszeiten und gegebenenfalls Fahrzeugkosten gedeckt werden. Dieselben Lohnkosten dürfen nicht gleichzeitig im Betrag „Fahrer je Lieferung“ und nochmals vollständig als eigener Posten auftauchen.

Sind Abholbestellungen genauso zu kalkulieren wie eigene Lieferungen?

Nein. Holt der Gast die Speisen selbst ab, entfällt die letzte Meile durch den Betrieb. Verpackung, Wareneinsatz, Zahlungsabwicklung und gegebenenfalls Kosten für den Bestellkanal bleiben. Deshalb sollten Abholung und Lieferung in einer Auswertung getrennt betrachtet werden.

Sollte das Restaurant die Preise im eigenen Kanal einfach niedriger ansetzen?

Nicht allein wegen der wegfallenden Plattformprovision. Eine niedrigere Verkaufssumme verkleinert zunächst den Beitrag pro Bestellung; zugleich fallen weiterhin direkte Lieferkosten an. Ob eine abweichende Preisgestaltung sinnvoll und zulässig ist, hängt von der eigenen Kalkulation sowie den geltenden Vertrags- und Rechtsbedingungen ab. Erst rechnen, dann über Preise entscheiden.

Die beste Lösung kann aus zwei Lieferwegen bestehen

Eine Plattform kann teure, aber zusätzliche Bestellungen bringen. Ein Direktauftrag kann ohne Vermittlungsprovision trotzdem wenig beitragen, wenn die Fahrt lang ist.

Deshalb ist die entscheidende Frage nicht, welcher Kanal moderner wirkt oder welcher Prozentsatz auf einer Abrechnung steht. Entscheidend ist, welchen Beitrag ein Auftrag nach den tatsächlich anfallenden Kosten leistet, woher dieser Auftrag kommt und ob der Betrieb ihn zuverlässig erfüllen kann.

Wer einen eigenen Bestell- und Lieferweg aufbauen möchte, kann sich die MenuAI-Tarife ansehen oder ein MenuAI-Konto erstellen. Die Wirtschaftlichkeit sollte vorher mit den Zahlen des eigenen Restaurants geprüft werden – nicht mit dem Provisionssatz allein.