Reparto propio o plataformas: cuánto deja cada pedido a domicilio

Entre semana, el restaurante vive del menú del día. El sábado por la noche, la cocina prepara más bolsas para entregar a domicilio que platos para el comedor. Al cerrar, el propietario mira los pedidos de una plataforma: ha habido movimiento, pero la liquidación es bastante menos vistosa que la facturación.

«Podríamos aceptar los pedidos nosotros y ahorrarnos la comisión», piensa. Hasta que surge la pregunta incómoda: ¿quién lleva esas bolsas a casa de los clientes, especialmente cuando entran varias comandas a la vez?

Esta escena es ilustrativa, no un caso real. Resume una decisión habitual: ¿conviene seguir pagando una plataforma, montar reparto propio o utilizar ambos canales? Para responder, hay que calcular qué deja cada pedido y comprobar si el restaurante puede entregarlo sin perjudicar la cocina ni el servicio en sala.

La liquidación de la plataforma no cuenta toda la historia

La comisión aparece claramente en el contrato o en la liquidación. Otros gastos se reparten entre compras, cocina, promociones y envases, y por eso cuesta más verlos.

Pensemos en un menú para compartir que lleva una promoción financiada por el restaurante. El descuento reduce el ingreso real. Después hay que descontar el coste de los ingredientes —según el escandallo de los platos vendidos—, las cajas, bolsas y recipientes, los gastos de cobro y las comisiones aplicables. Si el establecimiento ha contratado publicidad adicional dentro de la plataforma, también debe contabilizarla.

No todas las plataformas ni contratos cobran sobre la misma base. Puede variar el porcentaje, la gestión del reparto y el coste de los servicios añadidos. Por tanto, no tiene sentido decidir a partir de una supuesta «comisión media española» sin conocer las condiciones reales del local.

Y el reparto propio tampoco es gratis. El restaurante pasa a pagar y organizar una tarea que antes podía asumir el intermediario: recoger el pedido preparado, llevarlo a una dirección y resolver lo que suceda durante la entrega.

El mismo pedido, dos maneras de llevarlo al cliente

Hagamos una comparación con un pedido ficticio de 50 € sin IVA. El restaurante aplica una promoción de 2 € sin IVA, financiada por él, en cualquiera de los dos canales. El ingreso efectivo es de 48 €. En ambos supuestos el cliente paga 0 € por el envío; la entrega es gratis para el cliente, no para el restaurante.

Los ingredientes cuestan 16 €, los envases 2 € y los gastos de cobro 1 €. Usamos el mismo gasto de pago para simplificar la comparación, aunque los acuerdos reales pueden ser distintos.

En la plataforma suponemos una comisión ficticia del 25 % sobre los 48 €, es decir, 12 €. En este contrato imaginario el servicio de reparto está incluido y no hay otro cargo de mensajería ni publicidad adicional. En el canal directo no se paga esa comisión de intermediación, pero el restaurante asume 7 € de reparto, 2 € de captación o fidelización atribuibles al pedido y 1 € de otros gastos operativos variables.

En este ejemplo, el mismo pedido deja 2 € más de contribución si llega directamente al restaurante. Pero esos 19 € no son beneficio neto: todavía deben cubrirse los gastos fijos generales y los costes fijos adicionales que pueda exigir la estructura de reparto. Tampoco son dos euros de mejora demostrada por utilizar un programa; son el resultado de las hipótesis de esta tabla.

Hay dos precauciones fundamentales. El descuento ya se restó del ingreso, por lo que no se descuenta otra vez como gasto. Y el IVA recuperable de las compras no se incorpora al coste de ingredientes.

Para hacer la comparación con tus cifras, puedes calcular gratis cuánto deja cada canal con el Delivery Profit Calculator de MenuAI. El cálculo es útil si incluyes las condiciones de tu contrato y lo que realmente te cuesta entregar.

El reparto propio puede compensar en tres calles y no en todo el distrito

Los 7 € de reparto de la tabla solo son un supuesto. La distancia, el tiempo de espera en cocina, la densidad de pedidos y los regresos sin carga cambian mucho el coste real.

Si una entrega lejana cuesta 11 € en vez de 7 €, el pedido directo del ejemplo deja 15 €, frente a los 17 € de la plataforma. El resultado se invierte sin modificar el precio de la comida ni la comisión.

Con estos mismos supuestos, los dos canales empatan si el reparto propio cuesta 9 € por pedido: quedarían 17 € en cualquiera de ellos. Ese umbral no sirve como tarifa de referencia; cambiará con cada contrato, zona y coste de captación.

De ahí la utilidad de empezar por un radio que el restaurante pueda atender de verdad. Una zona cercana facilita agrupar entregas y calcular tiempos. Una dirección alejada puede obligar a dedicar un repartidor a un solo pedido, precisamente cuando salen otros de cocina.

También hay que observar la hora. Si la cocina está sacando menús del día para un comedor lleno, recibir cinco pedidos a domicilio en pocos minutos puede causar retrasos en ambos servicios. Un canal capaz de aceptar más comandas no aumenta por sí solo la capacidad de los fogones.

Al hacer números, conviene distinguir los gastos que varían por entrega de los fijos. Si el repartidor cobra un salario mensual, no debe contarse la nómina completa y después volver a sumar el mismo sueldo como coste de cada pedido. Hay que analizar tanto el coste incremental como las horas pagadas sin entregas, sin duplicar partidas.

Imaginemos, además, que organizar el servicio añade 200 € de gastos fijos mensuales que no están ya incluidos en los 7 € de reparto por pedido. Con una ventaja hipotética de 2 € por venta trasladada de la plataforma al canal directo, harían falta 100 pedidos comparables trasladados al mes para cubrir esos 200 €. No bastaría con recibir 100 pedidos nuevos de cualquier procedencia: hay que comprobar qué ventas se están sustituyendo y cuáles no habrían existido sin la plataforma.

¿Es un cliente nuevo o un cliente que ya iba a pedirte la cena?

Aquí está una de las decisiones más importantes y menos visibles en una hoja de cálculo.

Una plataforma puede mostrar el restaurante a alguien que nunca ha oído hablar de él. Si ese pedido no habría llegado por otro canal, su contribución positiva puede interesar: aporta una venta adicional, siempre que haya capacidad para atenderla y no desplace otra más valiosa.

El razonamiento cambia con quien pide cada viernes, vive cerca y ya conoce la cocina. Si esa persona utiliza el canal directo en lugar de la plataforma, tiene sentido comparar la diferencia de contribución por el mismo pedido. En el ejemplo, son 2 € antes de costes fijos nuevos. No se puede contabilizar la contribución íntegra de 19 € como una ganancia adicional: el restaurante ya habría hecho la venta de otra manera.

Tampoco conviene dar por hecho que los clientes cambiarán de aplicación ni utilizar sus datos procedentes de una plataforma para enviar promociones sin respetar el contrato y la normativa de protección de datos.

Una estrategia mixta puede ser razonable: mantener plataformas que ayudan a llegar a público nuevo y ofrecer pedidos directos a clientes que el negocio ya puede atender por su cuenta, especialmente dentro de una zona de reparto asumible.

Repartir por cuenta propia exige un procedimiento

Antes de aceptar el primer pedido directo hay que saber quién comprueba dirección y teléfono, quién confirma que cocina puede prepararlo, dónde espera la bolsa terminada y quién organiza la salida. También hace falta decidir qué hacer si falta un plato, hay un retraso o el repartidor no encuentra al cliente.

No todo exige una estructura grande. Un restaurante pequeño puede fijar una zona corta de reparto, una persona responsable por turno y un criterio claro para dejar de aceptar pedidos si la cocina se satura. Lo decisivo es no prometer entregas que el equipo no puede cumplir.

Con MenuAI, el restaurante dispone de su propio canal digital para recibir pedidos directos. El cliente consulta la carta y encarga los productos; cuando una preparación se agota, el responsable del local actualiza su disponibilidad en el catálogo. El equipo recibe el pedido y organiza su preparación.

Además, MenuAI incorpora un módulo profesional de reparto propio para organizar las entregas del establecimiento. Así, recibir directamente el pedido y gestionar su entrega forman parte del trabajo del restaurante, sin obligarlo a pasar cada venta por un agregador. El equipo sigue decidiendo qué zona atiende, con qué medios y cómo responde ante una incidencia.

Esto no debe confundirse con conectar automáticamente todas las aplicaciones de reparto o todos los TPV. El canal propio evita la comisión de intermediación de un agregador externo en esos pedidos directos, pero no elimina los gastos de mensajería, pago, captación, operación o utilización del sistema.

Si quieres conocer cómo se organiza este canal en la práctica, puedes consultar las funciones de pedidos directos y reparto propio de MenuAI.

La prueba sensata: una zona, pedidos comparables y pocas semanas

Antes de cambiar de canal, reúne pedidos reales y separa los de entrega cercana de los que obligan a desplazamientos largos. Anota ingreso sin IVA tras descuentos, ingredientes, embalajes, comisiones, gastos de cobro, coste de reparto y posibles devoluciones o incidencias. Compara turnos similares: un sábado lluvioso no equivale necesariamente a un martes tranquilo.

Después puedes probar el reparto propio en una zona limitada, sin retirar de golpe el canal que ya trae clientes. Revisa qué contribución deja cada pedido, pero también si las bolsas salen completas, cuánto espera el repartidor y si el comedor sigue funcionando bien. Si el coste por entrega no compensa, el límite puede estar en la zona o el horario, no en el precio de la plataforma.

Preguntas frecuentes

Si la plataforma pone al repartidor, ¿la entrega me sale gratis?

No necesariamente. Puede estar cubierta por la comisión, cobrarse aparte o combinarse con otros cargos, según el contrato. Aunque no pagues directamente al mensajero, siguen existiendo ingredientes, envases y demás gastos del pedido.

¿Es útil establecer un pedido mínimo para el reparto propio?

Puede evitar desplazamientos que no compensan, pero también desanimar pedidos cercanos. Prueba varios importes y zonas con los costes reales antes de fijarlo; no basta con buscar un ticket más alto.

¿Cómo se consideran los pedidos cancelados?

Anota el reembolso y qué costes se habían generado: comida preparada, embalaje, desplazamiento y posibles cargos. Registra quién asume cada uno. No los trates como ventas entregadas sin incidencias.

¿Qué ocurre si el repartidor tiene un sueldo fijo?

El sueldo debe entrar en la evaluación de la estructura, junto con posibles horas sin pedidos, pero no puede restarse dos veces. Para aceptar una entrega adicional importa el coste que realmente añade; para mantener el servicio propio, hay que cubrir también los gastos fijos.

La decisión no es dejar las plataformas, sino controlar la entrega

La mejor decisión no es necesariamente elegir un único canal. Es saber cuáles traen clientes adicionales, cuáles permiten atender mejor a los habituales y cuánto dinero queda realmente después de servir cada pedido.

Si la cocina puede atender pedidos directos en una zona concreta, el siguiente paso no consiste solo en ahorrarse una comisión: consiste en disponer de un canal propio y organizar bien cada entrega. Para dar ese paso con MenuAI, puedes crear una cuenta o consultar los planes disponibles según las necesidades de tu restaurante.